I dagens allt mer konkurrenskraftiga arbetskraft är det viktigt att teamen är så produktiva som möjligt. Produktivitet är resultatet av många saker som ansvar, arbetsmiljö, ledarskapsutvecklingoch relationer till anställda. Ett sätt att öka produktiviteten är genom att använda teknik.
Det finns många fantastiska sätt som teknik används i arbetsstyrkan för att öka de anställdas produktivitet och förbättra företagets produktion. Teknik kan hjälpa till att minimera ineffektivitet och möjliggöra bättre samordning mellan teammedlemmar. Den här artikeln kommer att undersöka hur en förbättring av dina teams effektivitet med rätt verktyg kan leda till större framgång.
Automatiserar och systematiserar arbetsflöden och processer
Teknik kan hjälpa team att spara tid, förbättra kvaliteten på arbetet och öka produktiviteten genom att automatisera vissa processer. Att skapa en automatiserad process hjälper anställda att få ett mer effektivt arbetsflöde eftersom det är konsekvent varje gång uppgiften utförs. Låt oss till exempel säga att en anställd måste skapa kalkylblad på en konsekvent basis för varje kund de betjänar. Detta skulle vara extremt tidskrävande och manuellt. Att skapa en automatiserad process för att skapa dessa kalkylblad kommer att bidra till att förbättra produktiviteten eftersom samma uppgift görs varje gång, med mindre ansträngning från den anställde.
Ett annat sätt som teknik kan automatisera arbetsflöden och processer är genom att systematisera vissa aspekter av en affärsprocess. Det finns till exempel program som gör att anställda kan beställa kontorsmaterial. Detta hjälper anställda att foka på andra områden av sitt jobb, snarare än att lägga tid på att beställa kontorsmaterial.
Förenklar kommunikationen
Att ha rätt tekniska verktyg på jobbet kan göra kommunikationen med teammedlemmar mycket enklare och effektivare. Det finns många olika tekniska verktyg som gör att anställda kan kommunicera bättre med varandra. Ett exempel är program för snabbmeddelanden.
Eftersom snabbmeddelanden är så lätt att använda kan teammedlemmarna kommunicera med varandra oftare och i realtid. Det finns också många samarbetsprogram som gör att anställda kan arbeta med projekt samtidigt. Detta gör det möjligt för anställda som kan vara placerade över hela världen från varandra att fortfarande ha en känsla av kamratskap eftersom de arbetar med samma projekt tillsammans. Dessa tekniska verktyg gör det möjligt för anställda att kommunicera mer, vilket leder till en bättre känsla för företagskultur och större lagarbete.
Möjliggör mer strategisk planering och tidshantering
När ett team har rätt teknikverktyg kan de planera och organisera sitt arbete mer strategiskt. Ett sätt att göra detta är genom att sätta upp ett arbetsflödeshanteringssystem för att skapa en produktivt och effektivt team. Detta specifika system gör det möjligt för anställda att få en bättre uppfattning om hur lång tid uppgifter tar och när de behöver slutföras. Anställda kan titta på sitt arbetsflödeshanteringssystem när de vill och vet exakt vad som behöver göras. Arbetet kastas inte in i en enda stor hög med uppgifter, medarbetarna har en tydlig känsla för riktning och de känner sig inte lika överväldigade.
Ett annat effektivt tekniskt verktyg som hjälper team att planera för strategiska initiativ är programvara för projektledning. Detta gör att anställda kan samarbeta i projekt, kommunicera effektivt med varandra och slutföra uppgifter på ett effektivt sätt. Dessa program hjälper till att spåra flera projekt och hur varje gruppmedlem bidrar till hela initiativet.
Hjälper till vid föring och dataorganisation
Tekniken kan också öka teamets produktivitet genom att hjälpa anställda att få det bättre organisationsförmåga. Ett praktiskt tekniskt verktyg som hjälper team att organisera sin journalföring är ett dokumenthanteringssystem. Varje bit av information relaterad till kunder, projekt och andra uppgifter lagras i detta system. Anställda kan komma åt dokumenthanteringssystemet från en dator eller en mobil enhet – var som helst, när som helst. Detta gör att anställda kan ha all sin kundinformation organiserad på ett ställe så att de har enkel tillgång till den när de behövs.
Detsamma gäller för dataorganisation. Det finns många program där ute som hjälper anställda att organisera sina data. Detta innebär att istället för att ha massor av kalkylblad överallt med olika information, har anställda ett kalkylblad de kan komma åt var som helst. Detta system gör det möjligt för anställda att organisera allt sitt arbete, vilket gör det mer effektivt och lättare att hitta.
Ett annat sätt som teknik kan hjälpa team att hålla bättre organisation är genom verktyg för dataspårning. Dessa specifika program gör det möjligt för anställda att spåra de mest produktiva tiderna på dygnet för att utföra vissa uppgifter, vilket hjälper dem att få en bättre känsla för sin produktivitetsnivå under veckan.
Förenklar att sätta upp och uppfylla mål
Med all denna teknik kan det tyckas omöjligt att få alla på samma sida. Lyckligtvis finns det tekniska verktyg som gör det enklare att sätta upp mål för team. För det första finns det program för projektledning som tillåter anställda att sätta sina egna personliga produktivitetsmål. Det betyder att istället för att en specifik person ska utföra uppgifter för ett helt team – har varje enskild teammedlem sin egen uppgiftslista. Med detta system kan alla ansvara för att slutföra sina egna uppgifter så att de vet exakt vad som behöver göras och hur lång tid det kommer att ta dem.
Ett annat sätt som teknik kan sätta teammål är genom automatiserade arbetsledningssystem. Dessa specifika program låter anställda hantera sin tid mer effektivt genom att se vilka timmar på dygnet de är mest produktiva. Detta är fördelaktigt eftersom anställda kan börja schemalägga nyckelmöten eller viktiga samtal under sina mest produktiva timmar för att säkerställa att saker blir gjorda i tid.
Underlättar kontinuerlig utbildning och träning
Slutligen kan tekniken öka teamets produktivitet genom att underlätta kontinuerlig utbildning. Ett praktiskt exempel är genom webbkonferensverktyg. Denna specifika programvara gör det möjligt för anställda att delta i alla onlinemöten de behöver utan att behöva vara fysiskt närvarande – vilket gör det särskilt användbart för distansarbetare eller de som reser ganska ofta.
Förutom webbkonferenser, ett annat tekniskt verktyg som hjälper till med kontinuerlig utbildning är onlineutbildningsmoduler. Det här specifika programmet gör det möjligt för anställda att bekvämt komma åt alla typer av utbildning de behöver från bekvämligheten av sin egen dator. Det skulle säkerställa att alla är uppdaterade med all information relaterad till deras område.
Teknik kan användas på många sätt för att öka teamets produktivitet. Se till att ditt företag använder rätt verktyg för dig och inte bara för att de är populära eller nya.