Portable Document Format (PDF) är en populär konvention för att spara filer eftersom den är "icke redigerbar", vilket säkerställer att filer behåller sitt format över flera enheter och visningsprogram. Men flera situationer kräver att dokument konverteras från detta oföränderliga format till ett redigerbart.
En populär konvertering är från PDF till Excel, vilket är viktigt, särskilt för PDF-filer som innehåller tabelldata. Microsoft Excel är de facto datalagrings- och analysverktyget, som skryter över 750 miljoner användare. Dess nyare alternativ, Google Sheets, en del av Googles G Suite, är likaså populärt, med en användarbas på nästan 2 miljarder. Med det i åtanke, nedan är praktiska tips som du vill ha upp på ärmarna nästa gång du konverterar PDF till Excel.
Skaffa en robust omvandlare.
Det första steget i konverteringen PDF till Excel får en robust editor. Att skriva om data från ett PDF-dokument till ett kalkylblad kanske bara är möjligt om filen är liten. Allt mer än en sida kommer att vara för ansträngande och tidskrävande.
Ett annat manuellt alternativ är att kopiera och klistra in data från PDF-filen i Excel-arket. Det är också jobbigt, plus att du riskerar att förvränga posterna och desorganisera data, vilket gör det svårt att tolka och analysera.
PDF-omvandlare
Det mest garanterade alternativet är att använda en PDF-konverterare. Du kan ladda ner en omvandlare och installera den på din PC. Var bara noga med att få omvandlaren från en pålitlig utvecklare för att eliminera risken att infektera din dator med virus. Till vet om en nedladdning har ett virus:
- Se upp för falska positiva från virusskannrar, där de märker en fil som ett virus, även när det inte är ett hot.
- Ladda upp den omstridda filen till online-virusskanningstjänster för att bekräfta dess integritet
- Läs tillgängliga recensioner för att se vad andra användare säger om den här nedladdningen.
- Håll utkik efter typiska virussymptom som kraschar på blå skärm, oförklarade fördröjningar eller okända processer och applikationer.
Online-alternativet
Ett annat alternativ är en PDF till Excel-konverterare online, vilket eliminerar behovet av nedladdningar. Dessutom är onlinekonverterare snabbt tillgängliga, vilket förkortar konverteringstiden för din PDF till Excel till bara några minuter. Dessutom erbjuder många leverantörer dessa konverterare gratis, särskilt om du bara konverterar några få sidor eller en liten fil. Du kanske vill jämföra din filstorlek med gränserna och se om du kan använda gratisversionerna.
Om dina konverteringsbehov är stora, säg att du vill konvertera hundratals sidor regelbundet, kanske du vill köpa en livstidslicens eller prenumerera i en månad eller två för obegränsad åtkomst. 74% av mjukvaruutvecklarna använder prenumerationsmodeller, medan 65 % använder eviga licenser.
Så de två alternativen bör vara tillgängliga för din föredragna PDF till Excel-konverterare. Shoppa runt efter en prisvärd affär för att hålla dina utgifter för programvara i schack.
- Använd alternativet för automatisk konvertering.
Om ditt PDF-dokument endast innehåller datatabeller är det bästa alternativet automatisk konvertering. Medan de exakta procedurerna varierar från en programvara till en annan, innebär de grundläggande stegen att ladda upp PDF-filen från din dator eller dra den till ett avsett fack på webbplatsen och välja alternativet för konvertering. Hela ditt dokument kommer att omvandlas till ett kalkylblad, varefter du kan spara Excel-filen på önskad plats. Det är också ett utmärkt alternativ om tabelllayouterna inte är komplicerade, kanske en enkel kolumn-radkombination.
- Använd anade PDF till Excel-funktioner.
Vissa PDF-filer är inte enkla. Vissa kan bestå av grafik, skrivna texter och diagram ovanpå datatabeller. Att fixa alla dessa element i ett kalkylblad är inte värt besväret, eftersom det slutliga utseendet inte kommer att vara tilltalande. Dessutom slår det logik att ha långa delar av skriven text och bilder i en Excel-fil, med tanke på att programvaran inte är utformad för att bearbeta sådana data. Det finns bättre verktyg för texter och bilder, som ordbehandlare. Excel lämpar sig bäst för tabeller. Därför kanske du bara vill extrahera de avsnitt som innehåller tabeller och konvertera dem till Excel istället för att konvertera hela filen.
Ett alternativ är att integrera OCR-funktionen (Optical Character Recognition) i PDF-redigerare. Tekniken går tillbaka till 1974 när Ray Kurzweil uppfann en maskininlärningsenhet för att läsa tryckt text högt för blinda. Det är ett utmärkt alternativ för skannade dokument, PDF-filer för endast bild, handskrivna sidor eller kamerabilder. I grund och botten använder du markören för att rita en rektangel över området med tabellen. OCR extraherar data och organiserar den i rader och tabeller som liknar den ursprungliga tabellen.
Ett annat tillvägagångssätt är att dela upp PDF-filen i enskilda sidor och sedan handplocka de som ska konverteras. Det fungerar för PDF-dokument med tabellerade data på specifika sidor.
- Använd konverteringsmallar
Konverteringsmallar är ett snabbt sätt att omvandla PDF-filer till Excel-format. Anta att du får dussintals kvitton eller fakturor dagligen och omvandlar dem till kalkylblad för ytterligare beräkningsanalys. I så fall skulle det vara hektiskt att specificera de finare detaljerna för din önskade utdata med varje konvertering. Du måste vanligtvis bestämma var gränserna ska infogas, vilka celler som ska slås samman, och liknande nitty-gritty.
Din vinnande strategi, i det här fallet, är att spara dina preferenser som en mall. Nästa gång du arbetar med en liknande PDF-fil behöver du bara välja den matchande mallen och din tabell anar sig till de sparade inställningarna.
- Förhandsvisning
De flesta PDF till Excel-konverterare kommer med förhandsgranskningsfunktionen. Det hjälper dig att se det slutliga resultatet innan du påbörjar konverteringen. Om något verkar fel, kanske en gränslinje infogat där det inte borde vara, kan du åtgärda det omedelbart. Dessutom kan du redigera posterna om de inte var korrekt fångad. OCR:er är vanligtvis noggranna men kan missa vissa detaljer om PDF-filen inte är helt läsbar.
Slutsats
Att konvertera PDF till Excel-filer är ganska enkelt om du har ett lämpligt verktyg. Från diskussionen är det uppenbart att en bara PDF till Excel-konverterare inte kommer att räcka. Du behöver en redigerare med ett brett utbud av funktioner för att tillgodose de olika egenskaperna hos PDF-filer och tabelllayouter. Därför har du det bättre med en funktionsrik PDF-redigerare. Starta din urvalsprocess nu och ta din skicklighet i dokumenthantering till nästa nivå.