Portable Document Format (PDF) — это популярное соглашение о сохранении файлов, потому что оно «не редактируется», гарантируя, что файлы сохранят свой формат на нескольких устройствах и в программном обеспечении для просмотра. Однако в некоторых ситуациях требуется преобразование документов из этого неизменного формата в редактируемый.
Одно популярное преобразование — из PDF в Excel, что очень важно, особенно для файлов PDF, содержащих табличные данные. Microsoft Excel — это де-факто инструмент для хранения и анализа данных, который может похвастаться более чем 750 миллионов человек пользователи. Его более поздняя альтернатива, Google Sheets, часть G Suite от Google, также популярна, с базой пользователей почти 2 млрд . Имея это в виду, ниже приведены полезные советы, которые вам понадобятся в следующий раз, когда вы будете конвертировать PDF в Excel.
Получите надежный преобразователь.
Первый шаг к конвертации PDF в Excel получает надежный редактор. Повторный ввод данных из документа PDF в электронную таблицу возможен только в том случае, если файл небольшой. Все, что больше одной страницы, будет слишком трудоемким и трудоемким.
Другой ручной вариант — копирование и вставка данных из файла PDF в лист Excel. Это также сложно, плюс вы рискуете исказить записи и дезорганизовать данные, что затруднит их интерпретацию и анализ.
Конвертеры PDF
Наиболее гарантированный вариант — использовать конвертер PDF. Вы можете скачать конвертер и установить его на свой компьютер. Только будьте осторожны, чтобы получить конвертер от надежного разработчика, чтобы исключить риск заражения вашего компьютера вирусами. К знают если загрузка содержит вирус:
- Остерегайтесь ложных срабатываний антивирусных сканеров, когда они помечают файл как вирус, даже если он не представляет угрозы.
- Загрузите спорный файл в онлайн-сервисы сканирования на вирусы, чтобы подтвердить его целостность.
- Прочтите доступные обзоры, чтобы узнать, что другие пользователи говорят об этой загрузке.
- Обращайте внимание на типичные симптомы вируса, такие как сбои на синем экране, необъяснимые задержки или незнакомые процессы и приложения.
Онлайн вариант
Другой альтернативой является онлайн-конвертер PDF в Excel, который устраняет необходимость загрузки. Кроме того, онлайн-конвертеры быстро доступны, сокращая время преобразования PDF в Excel до нескольких минут. Более того, многие провайдеры предлагают эти конвертеры бесплатно, особенно если вы конвертируете всего несколько страниц или файл небольшого размера. Вы можете сравнить размер файла с ограничениями и посмотреть, сможете ли вы использовать бесплатные версии.
Если ваши потребности в преобразовании велики, скажем, вы хотите регулярно конвертировать сотни страниц, вы можете приобрести пожизненную лицензию или подписаться на месяц или два для неограниченного доступа. 74% разработчиков программного обеспечения используют модели подписки, а 65% используют бессрочные лицензии.
Таким образом, эти два параметра должны быть доступны для вашего предпочтительного конвертера PDF в Excel. Присмотритесь к доступная сделка чтобы контролировать свои расходы на программное обеспечение.
- Используйте опцию автоматической конвертации.
Если ваш PDF-документ состоит только из таблиц данных, лучшим вариантом будет автоматическое преобразование. Хотя точные процедуры варьируются от одного программного обеспечения к другому, основные шаги включают загрузку файла PDF с вашего компьютера или перетаскивание его в назначенный лоток на сайте и выбор параметра преобразования. Весь ваш документ будет преобразован в электронную таблицу, после чего вы сможете сохранить файл Excel в нужном вам месте. Это также отличный вариант, если макеты таблиц не сложны, например, простая комбинация столбцов и строк.
- Используйте пользовательские функции PDF в Excel.
Некоторые файлы PDF не являются простыми. Некоторые из них могут содержать графику, письменные тексты и диаграммы поверх таблиц данных. Фиксация всех этих элементов в электронной таблице не имеет смысла, так как окончательный вид не будет привлекательным. Более того, нелогично иметь в файле Excel длинные фрагменты письменного текста и изображений, учитывая, что программное обеспечение не предназначено для обработки таких данных. Для текстов и изображений есть лучшие инструменты, такие как текстовые процессоры. Excel лучше всего подходит для таблиц. Поэтому вы можете извлечь только те разделы, которые содержат таблицы, и преобразовать их в Excel вместо преобразования всего файла.
Один из вариантов — интегрировать функцию оптического распознавания символов (OCR) в редакторы PDF. Технология восходит к 1974 когда Рэй Курцвейл изобрел устройство с машинным обучением для чтения печатного текста вслух для слепых. Это отличный вариант для отсканированных документов, PDF-файлов, содержащих только изображения, рукописных страниц или изображений с камеры. По сути, вы используете курсор, чтобы нарисовать прямоугольник над областью со столом. OCR извлекает данные и упорядочивает их в строки и таблицы, аналогичные исходной таблице.
Другой подход заключается в разделении PDF-файла на отдельные страницы и последующем выборе тех, которые следует преобразовать. Он работает для документов PDF с табличными данными на определенных страницах.
- Используйте шаблоны конверсии
Шаблоны преобразования — это быстрый способ преобразовать файлы PDF в формат Excel. Предположим, вы ежедневно получаете десятки квитанций или счетов и превращаете их в электронные таблицы для дальнейшего вычислительного анализа. В этом случае было бы сложно указывать более мелкие детали желаемого результата при каждом преобразовании. Обычно вам нужно определить, где должны быть вставлены границы, какие ячейки объединять и тому подобное.
Ваша выигрышная стратегия в этом случае — сохранить ваши предпочтения в виде шаблона. В следующий раз, когда вы будете работать с аналогичным PDF-файлом, вам нужно будет только выбрать соответствующий шаблон, и ваша таблица приспособится к сохраненным настройкам.
- предварительный просмотр
Большинство конвертеров PDF в Excel имеют функцию предварительного просмотра. Это поможет вам увидеть окончательный результат перед началом преобразования. Если что-то кажется вам неправильным, например, граница вставлена там, где ее быть не должно, вы можете исправить это немедленно. Более того, вы можете отредактировать записи, если они не были захвачены должным образом. OCR обычно тщательны, но могут упускать некоторые детали, если PDF-файл не вполне разборчив.
Заключение
Преобразование файлов PDF в файлы Excel довольно просто, если у вас есть подходящий инструмент. Из обсуждения становится очевидным, что простого конвертера PDF в Excel недостаточно. Вам нужен редактор с широким спектром функций, чтобы удовлетворить разнообразные особенности PDF-файлов и макетов таблиц. Таким образом, вам лучше использовать многофункциональный редактор PDF. Начните процесс выбора прямо сейчас и поднимите свое мастерство управления документами на новый уровень.