Como a crise econômica continua a causar estragos nas empresas em todo o mundo, um número crescente de profissionais está sendo solicitado a fazer mais com menos. Isso significa que as empresas estão buscando seus funcionários para maiores contribuições em qualidade e quantidade. Felizmente, a tecnologia está tornando mais fácil do que nunca para os trabalhadores fazer mais em menos tempo. Aqui estão algumas soluções de tecnologia que podem ser usadas para criar um ambiente de trabalho mais eficaz e produtivo.
1.) BYOD – Traga seu próprio dispositivo
De acordo com o Relatório de Tecnologia Cisco Connected World de 2010, 85% dos empregadores permitem que seus funcionários usem smartphones, tablets, laptops ou outros dispositivos pessoais para fins pessoais e comerciais durante o trabalho. Quando usada corretamente, essa prática pode ajudar a aumentar a produtividade, dando aos funcionários mais flexibilidade para trabalhar de praticamente qualquer lugar e a qualquer hora. Além disso, a proliferação de serviços em nuvem está tornando essa estratégia uma das maneiras mais econômicas de aumentar a produção geral. Como resultado, cada vez mais empresas estão transformando o BYOD em realidade.
2.) Ferramentas de Comunicação
Um ambiente de trabalho mais eficaz e produtivo pode ser criado quando as ferramentas de comunicação são usadas de maneira adequada. Por exemplo, se todos no escritório usassem programas de mensagens instantâneas, como Skype e Google chat, eles seriam capazes de se comunicar de forma rápida e fácil.
Os funcionários podem deixar notificações quando vão de folga para que ninguém tome seu lugar e eles possam trabalhar enquanto a pessoa estiver fora. A comunicação escrita também é importante. O uso de ferramentas para se comunicar por escrito permite que o escritor tome seu tempo e escreva seus pensamentos em detalhes, certificando-se de que sejam precisos e bem pensados.
O receptor também tem o benefício de receber essa informação mais tarde, permitindo-lhe digerir o que está prestes a ler sem sentir que deveria estar sob pressão durante uma conversa. Além disso, ferramentas de comunicação como pesquisas de engajamento de funcionários podem ser usadas para escute seus funcionários e fornecer imediato e sugestões sobre como um projeto está indo. É por isso que muitos proprietários de empresas estão usando esta e outras ferramentas de comunicação semelhantes.
3.) CRM - Gestão de Relacionamento com o Cliente
A gestão de relacionamento com o cliente (CRM) permite que os usuários rastreiem e gerenciem melhor as atividades do cliente em vários canais, como telefone, e-mail e mídia social. Esses sistemas são projetados para ajudar as empresas a acompanhar tudo, desde os esforços iniciais de divulgação até a transação final, a fim de atender melhor os clientes e, ao mesmo tempo, aumentar as taxas de resposta ao longo do caminho. Usado por quase metade de todas as empresas dos EUA, Software de gestão de clientes também pode ajudar os funcionários a trabalhar com mais eficiência, simplificando a comunicação e incentivando a colaboração entre colegas de trabalho.
4.) Compartilhamento de arquivos
Em nosso ambiente moderno, os funcionários tendem a ter muitas ferramentas tecnológicas diferentes à sua disposição. Além de um computador desktop ou laptop, eles podem ter um tablet ou telefone com o qual ouvem música e assistem a filmes durante o trajeto no metrô ou durante o horário de almoço. À medida que mais empresas aram a permitir o compartilhamento de arquivos no local de trabalho, tornou-se cada vez mais conveniente para os funcionários ouvirem suas músicas favoritas ou assistirem seus filmes favoritos.
O compartilhamento de arquivos, ao que parece, é o compartilhamento de arquivos - mais comumente áudio e vídeo - em uma rede. O arquivo pode ser salvo no computador de outro usuário (ou vice-versa), mas ainda existe como um único arquivo. Não pode ser reproduzido diretamente dos computadores como um arquivo MP3 pode. Em vez disso, o arquivo é ado (ou transmitido) pela rede por meio de um servidor de streaming.
Essa tecnologia fornece um método eficaz para anexar arquivos grandes, como vídeo ou gravações, a mensagens de e-mail, já que muitos provedores de e-mail agora oferecem clientes de webmail com reprodutores de mídia integrados. As empresas estão descobrindo que essa prática aumenta os níveis de produtividade.
5.) Reuniões Virtuais
Reuniões virtuais estão se tornando muito populares à medida que as empresas e a força de trabalho crescem. As reuniões virtuais (como as do Skype ou do Google Hangout) não apenas facilitam as chamadas em conferência, mas também permitem que os participantes se vejam durante a reunião. Isso ajuda a promover um melhor ambiente de trabalho com o uso de comunicação não verbal, como expressões faciais e movimentos corporais. Ele também garante que todos estejam prestando atenção e ouvindo os detalhes da conversa, pois permite recursos visuais, como apresentações de reuniões criativas e planilhas para serem exibidas em uma tela separada, que pode ser visualizada por todos os participantes.
As empresas agora usam as Reuniões Virtuais como uma opção viável no lugar de reuniões presenciais ou teleconferências; isso permite reuniões melhores e mais produtivas com tempo de inatividade mínimo.
As reuniões virtuais podem ser usadas em vários setores, como o setor de tecnologia, para realizar chamadas de conferência ou reuniões que antes estavam disponíveis apenas pessoalmente devido a restrições de tempo e vários participantes. Também é popular no setor de serviços, onde empresas e funcionários não estão localizados próximos uns dos outros, permitindo que eles tenham uma reunião com a mesma eficácia como se todos estivessem na mesma sala.
6.) Arranjos de trabalho flexíveis
Os funcionários estão encontrando mais flexibilidade na forma como trabalham, escolhendo quando trabalhar e por quanto tempo. Como resultado, os funcionários tendem a ser mais produtivos do que em ambientes de escritório tradicionais.
Esses arranjos flexíveis podem incluir teletrabalho pelo menos um dia por semana; trabalhar de casa em determinados dias; tirar férias durante a jornada de trabalho para ser voluntário na escola de uma criança; saindo cedo em uma sexta-feira para assistir a um jogo da liga infantil e tendo intervalos mais longos para o almoço.
Conforme afirmado em um artigo da Wharton School, “Se você precisar de um curso de atualização sobre como trabalhar de forma inteligente durante o dia, horários flexíveis podem ser a sua agem. Funcionários que acreditam ter algum poder discricionário sobre suas horas de trabalho são mais produtivos do que aqueles que não têm essa flexibilidade, de acordo com um estudo recente no Journal of Applied Psychology. Aqueles que aproveitam as práticas de agendamento flexível tendem a ficar mais felizes com seus empregos ”.
Essas práticas adotadas pelas empresas estão aumentando a produtividade porque os funcionários não perdem o foco ao pensar em suas outras responsabilidades. Em vez disso, esse sistema os incentiva a se concentrarem mais nas tarefas em questão.
7.) Ferramentas Colaborativas
As ferramentas colaborativas referem-se ao trabalho em equipe. Colaboração é um conceito simples, mas pode ser difícil de implementar bem. Os funcionários de hoje desejam soluções de colaboração eficazes que funcionem em qualquer lugar e a qualquer hora, para que possam fazer seu trabalho melhor. Com a ajuda de ferramentas colaborativas, as empresas são capazes de reduzir custos, melhorando a comunicação interna e facilitando a coordenação e supervisão, o que, por sua vez, torna o ambiente de trabalho mais eficaz e produtivo.
Existem várias ferramentas por aí que se enquadram no guarda-chuva colaborativo. Os mais comuns incluem:
- Sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho: Essas soluções ajudam a automatizar e gerenciar processos operacionais em departamentos ou unidades de negócios, para que os funcionários possam gastar menos tempo em tarefas relativamente menores e mais em trabalhos mais importantes para a empresa.
- Redes Sociais Empresariais: As empresas agora estão usando as redes sociais corporativas como uma plataforma única para compartilhar e colaborar com colegas e clientes, parceiros de negócios externos e até mesmo fornecedores. Essas ferramentas permitem que os funcionários se comuniquem como nunca antes. Eles também ajudam as empresas a manter todo o seu conteúdo em um só lugar, o que torna mais fácil encontrar e compartilhar.
-Ferramentas de webconferência: Essas ferramentas ajudam os funcionários a se reunirem para reuniões, apresentações ou sessões de treinamento, para que possam falar cara a cara, não importa onde estejam no mundo. A maioria das ferramentas de webconferência permite que os participantes compartilhem telas e colaborem em documentos em tempo real.
-Ferramentas de colaboração de dados: Os exemplos incluem planilhas do Google e Dropbox. Essas soluções mantêm todos que estão trabalhando em um projeto ou arquivo atualizados, não importa onde estejam no mundo.
Conforme descrito acima, as empresas estão usando essas ferramentas de tecnologia para aumentar a produtividade. Conforme a forma como trabalhamos muda, mais empresas estão adotando essas soluções para atender às necessidades de seus funcionários.