A tarefa de uma estratégia eficiente de gerenciamento de documentos é armazenar, recuperar, compartilhar, rastrear e descartar adequadamente documentos corporativos importantes que são cruciais para os procedimentos operacionais da empresa. Mas um solução de gerenciamento de documentos faz mais do que simplesmente armazenar e gerenciar ativos de mídia e arquivos. Contribui muito para supervisionar os processos regulatórios da organização e simplificar a conformidade para a empresa.
As novas regras e regulamentos são vários e sua violação pode levar a consequências terríveis para a organização, a menor das quais é uma reputação arruinada. Uma estratégia adequada é necessária para ajudar as corporações e cumprir os rigorosos regulamentos de negócios para evitar tais riscos. O software de gerenciamento de documentos digitais pode ajudá-lo, pois garante a conformidade regulatória de sua empresa. Aqui estão 4 maneiras pelas quais um DMS ajuda você a manter a conformidade regulatória:
1. Ajuda a atingir as metas de conformidade
Desde o estágio inicial, as obrigações regulatórias de conformidade e negócios são áreas particularmente desafiadoras para se aprofundar. Ele se preocupa especificamente com o uso público da Internet, os vários meios de o à Internet e o crescente rigor das leis de conformidade do setor.
Numerosos atributos de software de gerenciamento de documentos quando considerados as diretrizes que são seguidas. Pode trazer benefícios para a maioria das corporações empresariais. O DMS valida, simplifica e garante que os regulamentos de conformidade sejam observados de acordo com a lei. Faz isso para acomodar o desenvolvimento do empreendimento e evitar resultados indesejáveis e penalidades desnecessárias.
É por isso que muitas empresas implementam uma estratégia de gerenciamento de documentos digitais para examinar as inúmeras regras e regulamentos de maneira simplificada e garantir processos de conformidade rápidos e sem erros. No entanto, uma adaptação de um fornecedor de DMS ou da organização que implementa o sistema é essencial para garantir a conformidade. Caso contrário, simplesmente carregar os arquivos após digitalizá-los apenas algumas vezes confirmará a adesão às diretrizes.
2. Evita violações de dados
Vazamentos de dados, especialmente os conduzidos por trabalhadores dentro da empresa, estão se tornando cada vez mais frequentes. Esses vazamentos levam à maioria das violações internas de dados que ocorrem hoje em dia. Portanto, para verificar o uso máximo dos benefícios de segurança do sistema de gerenciamento de documentos em uma base interna, é crucial considerar o reforço de licenças de usuário adequadas dentro do sistema para confirmar a proteção de dados. Além disso, os auditores externos podem penalizar as organizações por permitirem que alguns funcionários em arquivos e mídias específicas com conteúdo confidencial.
As empresas devem usar um DMS que lide com os aspectos susceptíveis de violação do e-mail por meio do nível bancário. Ele também deve ter criptografia SSL, que geralmente é o método mais seguro para compartilhar documentos.
3. Simplifica e agiliza a conformidade.
Embora os metadados se relacionem principalmente com a recuperação de conteúdo e otimização de mecanismo de pesquisa em software de gerenciamento de documentos digitais, eles também têm aplicações legais. Ajuda a segregar as informações sobre questões legais. Tais informações são sempre recuperáveis pelo responsável pelas auditorias, independentemente de serem externas ou internas.
Documentos de divisão, identificação e metatag para conformidade são essenciais, pois as metatags devem estar aptas para rastreamento. Além disso, inclui representações precisas do conteúdo. Ou então, um auditor pode considerar meta-etiquetagem irracional como um esforço para evitar a detecção eletrônica relacionada ao procedimento de auditoria.
4. Garante os cronogramas de retenção e exclusão
As soluções de gerenciamento de documentos digitais estão se tornando importantes para organizações preocupadas em armazenar seus arquivos ou exigir cronogramas de retenção que precisam de muito tempo para garantir a conformidade. Essas empresas geralmente mantêm os documentos fisicamente em caixas de armazenamento, armários ou pastas, o que quase sempre leva a manchas ou danos aos arquivos gradualmente. Mas implementar um DMS é a melhor solução para essas empresas, pois garante a preservação segura dos arquivos da empresa por um longo período. Também auxilia na manutenção e verificação da conformidade.
O rigor e o crescimento da legislação em muitos setores aumentam a taxa de violações de informações nas empresas. Ele não usa estruturas de gerenciamento de conteúdo nos anos ados. O software de gerenciamento de documentos mostra às empresas como as crescentes necessidades legais podem ser atendidas com confiança e proficiência.
Conclusão:
Se você deseja que sua organização seja bem-sucedida, considere ensinar a mais recente estratégia de gerenciamento de documentos digitais em seus processos operacionais. Ele ajuda você a armazenar, recuperar e rastrear documentos comerciais vitais. Abrange também os aspectos legais do seu negócio relativos às normas e regulamentos já especificados para cada empreendimento.