Na força de trabalho cada vez mais competitiva de hoje, é importante que as equipes sejam tão produtivas quanto possível. A produtividade é o resultado de muitas coisas, como responsabilidades, ambiente de trabalho, desenvolvimento de liderança, e relações com os funcionários. Uma forma de aumentar a produtividade é através do uso da tecnologia.
Existem muitas maneiras incríveis de usar a tecnologia na força de trabalho para aumentar a produtividade dos funcionários e melhorar o rendimento da empresa. A tecnologia pode ajudar a minimizar as ineficiências e permitir uma melhor coordenação entre os membros da equipe. Este artigo explorará como melhorar a eficiência de suas equipes com as ferramentas certas pode levar a um maior sucesso.
Automatiza e sistematiza fluxos de trabalho e processos
A tecnologia pode ajudar as equipes a economizar tempo, melhorar a qualidade do trabalho e aumentar a produtividade, automatizando certos processos. A criação de um processo automatizado ajuda os funcionários a ter um fluxo de trabalho mais eficiente porque é consistente sempre que a tarefa é executada. Por exemplo, digamos que um funcionário precise criar planilhas de forma consistente para cada cliente que atende. Isso seria extremamente demorado e manual. A criação de um processo automatizado para criar essas planilhas ajudará a melhorar a produtividade, pois a mesma tarefa é realizada todas as vezes, com menos esforço do funcionário.
Outra maneira pela qual a tecnologia pode automatizar fluxos de trabalho e processos é sistematizando certos aspectos de um processo de negócios. Por exemplo, existem programas de software que permitem que os funcionários façam pedidos de suprimentos de escritório. Isso ajuda os funcionários a se concentrarem em outras áreas de seu trabalho, em vez de perder tempo solicitando materiais de escritório.
Facilita a comunicação
Ter as ferramentas de tecnologia certas no trabalho pode tornar a comunicação com os membros da equipe muito mais fácil e eficiente. Existem muitas ferramentas tecnológicas diferentes que permitem que os funcionários se comuniquem melhor uns com os outros. Um exemplo são os programas de software de mensagens instantâneas.
Como as mensagens instantâneas são tão fáceis de usar, os membros da equipe podem se comunicar com mais frequência e em tempo real. Existem também muitos programas de software colaborativos que permitem que os funcionários trabalhem em projetos ao mesmo tempo. Isso permite que os funcionários que podem estar localizados em todo o mundo ainda tenham um senso de camaradagem porque estão trabalhando no mesmo projeto juntos. Essas ferramentas tecnológicas permitem que os funcionários se comuniquem mais, o que leva a um melhor senso da cultura da empresa e a um maior trabalho em equipe.
Permite mais planejamento estratégico e gerenciamento de tempo
Quando uma equipe possui as ferramentas de tecnologia certas, eles são capazes de planejar e organizar seu trabalho de forma mais estratégica. Uma maneira de fazer isso é configurando um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para criar um equipe produtiva e eficiente. Este sistema específico permitirá que os funcionários tenham uma noção melhor de quanto tempo as tarefas demoram e quando precisam ser concluídas. Os funcionários podem consultar seu sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho a qualquer momento e saber exatamente o que precisa ser feito. O trabalho não é jogado em uma grande pilha de tarefas, os funcionários têm um senso de direção claro e não se sentem tão sobrecarregados.
Outra ferramenta tecnológica eficaz que ajuda as equipes a planejar iniciativas estratégicas é o software de gerenciamento de projetos. Isso permite que os funcionários colaborem em projetos, se comuniquem com eficácia uns com os outros e concluam tarefas de maneira eficiente. Esses programas de software ajudam a rastrear vários projetos e como cada membro da equipe está contribuindo para toda a iniciativa.
Ajuda na manutenção de registros e organização de dados
A tecnologia também pode aumentar a produtividade da equipe, ajudando os funcionários a ter melhores habilidades organizacionais. Uma ferramenta tecnológica prática que ajuda as equipes a organizar sua manutenção de registros é um sistema de gerenciamento de documentos. Todas as informações relacionadas a clientes, projetos e outras tarefas são armazenadas neste sistema. Os funcionários podem ar o sistema de gerenciamento de documentos de um computador ou dispositivo móvel - em qualquer lugar, a qualquer hora. Isso permite que os funcionários tenham todas as informações de seus clientes organizadas em um só lugar, para que tenham fácil o a elas quando necessário.
O mesmo se aplica à organização de dados. Existem muitos programas de software que ajudam os funcionários a organizar seus dados. Isso significa que, em vez de ter várias planilhas em todos os lugares com informações diferentes, os funcionários têm uma planilha que podem ar de qualquer lugar. Este sistema permitirá aos colaboradores organizar todo o seu trabalho, tornando-o mais eficiente e fácil de localizar.
Outra maneira pela qual a tecnologia pode ajudar as equipes a manter uma melhor organização é por meio de ferramentas de rastreamento de dados. Esses programas de software específicos permitem que os funcionários acompanhem os horários mais produtivos do dia para concluir certas tarefas, o que os ajuda a ter uma noção melhor de seu nível de produtividade ao longo da semana.
Simplifica o estabelecimento e cumprimento de metas
Com toda essa tecnologia, pode parecer impossível colocar todos na mesma página. Felizmente, existem ferramentas tecnológicas que tornam o estabelecimento de metas mais simples para as equipes. Em primeiro lugar, existem programas de software de gerenciamento de projetos que permitem aos funcionários definir suas próprias metas de produtividade pessoal. Isso significa que, em vez de uma pessoa específica completar as tarefas de uma equipe inteira, cada membro da equipe tem sua própria lista de tarefas. Com este sistema, todos podem ser responsáveis por concluir suas próprias tarefas, para que saibam exatamente o que precisa ser feito e quanto tempo vai demorar.
Outra maneira pela qual a tecnologia pode definir as metas da equipe é por meio de sistemas automatizados de gerenciamento de trabalho. Esses programas de software específicos permitem que os funcionários gerenciem seu tempo de maneira mais eficaz, observando quais horas do dia eles são mais produtivos. Isso é benéfico porque os funcionários podem começar a agendar reuniões importantes ou chamadas importantes durante suas horas mais produtivas para garantir que as coisas sejam feitas em tempo hábil.
Facilita a educação e treinamento contínuo
Por último, a tecnologia pode aumentar a produtividade da equipe, facilitando a educação e o treinamento contínuos. Um exemplo prático é por meio de ferramentas de webconferência. Este software específico permite que os funcionários participem de qualquer reunião online de que precisem, sem ter que estar fisicamente presente - o que o torna especialmente útil para funcionários remotos ou aqueles que viajam com frequência.
Além de conferência web, outra ferramenta tecnológica que auxilia na educação continuada são os módulos de treinamento online. Este programa de software específico permite que os funcionários em convenientemente qualquer tipo de treinamento de que precisam, no conforto de seu próprio computador. Isso garantiria que todos estivessem atualizados com todas as informações relacionadas à sua área.
A tecnologia pode ser usada de várias maneiras para aumentar a produtividade da equipe. Certifique-se de que sua empresa está usando as ferramentas certas para você e não apenas porque são novas ou populares.