Ponieważ spowolnienie gospodarcze nadal sieje spustoszenie w firmach na całym świecie, coraz więcej profesjonalistów musi robić więcej za mniej. Oznacza to, że firmy oczekują od swoich pracowników większego wkładu zarówno pod względem jakości, jak i ilości. Na szczęście technologia sprawia, że pracownicy mogą łatwiej niż kiedykolwiek zrobić więcej w krótszym czasie. Oto kilka rozwiązań technicznych, które można wykorzystać do stworzenia bardziej efektywnego i produktywnego środowiska pracy.
1.) BYOD – przynieś własne urządzenie
Zgodnie z raportem Cisco Connected World Technology Report z 2010 r., 85% pracodawców pozwala obecnie swoim pracownikom na używanie w pracy własnych smartfonów, tabletów, laptopów lub innych urządzeń zarówno do celów osobistych, jak i biznesowych. Prawidłowo stosowana praktyka ta może pomóc w zwiększeniu produktywności, zapewniając pracownikom większą elastyczność w pracy praktycznie z dowolnego miejsca w dowolnym czasie. Ponadto rozpowszechnianie się usług w chmurze czyni tę strategię jednym z najbardziej opłacalnych sposobów na zwiększenie ogólnej wydajności. W rezultacie coraz więcej firm przekształca BYOD w rzeczywistość.
2.) Narzędzia komunikacji
Bardziej efektywne i produktywne środowisko pracy można stworzyć, gdy narzędzia komunikacyjne są używane właściwie. Na przykład, gdyby wszyscy w biurze korzystali z programów do obsługi wiadomości błyskawicznych, takich jak Skype i czat Google, mogliby szybko i łatwo komunikować się ze sobą.
Pracownicy mogli zostawiać powiadomienia, gdy mają przerwę, aby nikt nie zajął ich miejsca i mogli wykonywać pracę podczas nieobecności osoby. Ważna jest również komunikacja pisemna. Korzystanie z narzędzi do komunikacji w formie pisemnej pozwala pisarzowi poświęcić swój czas i szczegółowo opisać swoje myśli, upewniając się, że są one dokładne i dobrze przemyślane.
Odbiorca ma również tę zaletę, że otrzymuje te informacje w późniejszym czasie, co pozwala mu przetrawić to, co zamierza przeczytać, bez poczucia, że powinien być pod presją podczas rozmowy. Ponadto narzędzia komunikacyjne, takie jak ankiety zaangażowania pracowników, mogą być wykorzystane do: słuchaj swoich pracowników oraz do natychmiastowej informacji zwrotnej i sugestii na temat przebiegu projektu. Dlatego wielu właścicieli firm korzysta z tego i innych podobnych narzędzi komunikacyjnych.
3.) CRM – Zarządzanie relacjami z klientami
A Menedżer ds. relacji z klientami System (CRM) umożliwia użytkownikom lepsze śledzenie i zarządzanie aktywnością klientów w wielu kanałach, takich jak telefon, e-mail i media społecznościowe. Systemy te zaprojektowano, aby pomóc firmom śledzić wszystko, od początkowych działań informacyjnych po ostateczną transakcję, aby lepiej służyć klientom, jednocześnie zwiększając współczynnik reakcji. Używany przez prawie połowę wszystkich amerykańskich firm, Oprogramowanie do zarządzania klientami może również pomóc pracownikom wydajniej pracować, usprawniając komunikację, jednocześnie zachęcając do współpracy między współpracownikami.
4.) Udostępnianie plików
W naszym nowoczesnym środowisku pracownicy mają do dyspozycji wiele różnych narzędzi technologicznych. Oprócz komputera stacjonarnego lub laptopa mogą mieć tablet lub telefon, za pomocą którego mogą słuchać muzyki i oglądać filmy podczas dojazdów metrem lub podczas przerwy na lunch. Ponieważ coraz więcej firm zdecydowało się na udostępnianie plików w miejscu pracy, pracownicy mogą coraz wygodniej słuchać ulubionej muzyki lub oglądać ulubione filmy.
Udostępnianie plików, jak się wydaje, to udostępnianie plików — najczęściej audio i wideo — przez sieć. Plik można zapisać na komputerze innego użytkownika (lub odwrotnie), ale nadal istnieje jako jeden plik. Nie można go odtwarzać bezpośrednio z komputera, tak jak plik MP3. Zamiast tego plik jest dostępny (lub przesyłany strumieniowo) przez sieć za pośrednictwem serwera przesyłania strumieniowego.
Technologia ta zapewnia skuteczną metodę dołączania dużych plików, takich jak wideo lub nagrania, do wiadomości e-mail, ponieważ wielu dostawców poczty e-mail oferuje obecnie klienty poczty internetowej z wbudowanymi odtwarzaczami multimedialnymi. Firmy odkrywają, że ta praktyka zwiększa poziom produktywności.
5.) Spotkania wirtualne
Wirtualne spotkania stają się coraz bardziej popularne wraz ze wzrostem przedsiębiorstw i liczby pracowników. Wirtualne spotkania (takie jak te na Skype czy Google Hangout) pozwalają nie tylko na łatwiejsze prowadzenie rozmów konferencyjnych, ale także pozwalają uczestnikom faktycznie widzieć się podczas spotkania. Pomaga to stworzyć lepsze środowisko pracy dzięki wykorzystaniu komunikacji niewerbalnej, takiej jak mimika i ruchy ciała. Zapewnia również, że wszyscy zwracają uwagę i słuchają szczegółów rozmowy, ponieważ pozwala na wykorzystanie pomocy wizualnych, takich jak kreatywne prezentacje spotkań i arkusze kalkulacyjne będą wyświetlane na osobnym ekranie, widocznym dla wszystkich uczestników.
Firmy używają teraz wirtualnych spotkań jako realnej opcji zamiast spotkań twarzą w twarz lub połączeń konferencyjnych; pozwala to na lepsze i bardziej produktywne spotkania przy minimalnych przestojach.
Wirtualne spotkania mogą być wykorzystywane w wielu branżach, takich jak branża technologiczna do prowadzenia połączeń konferencyjnych lub spotkań, które wcześniej były dostępne tylko osobiście ze względu na ograniczenia czasowe i wielu uczestników. Jest to również popularne w branży usługowej, w której firmy i pracownicy nie znajdują się blisko siebie, dzięki czemu mogą odbyć spotkanie tak samo skutecznie, jak gdyby wszyscy byli w tym samym pomieszczeniu.
6.) Elastyczne warunki pracy
Pracownicy zyskują większą elastyczność w sposobie pracy, wyborze czasu i czasu pracy. W rezultacie pracownicy są bardziej wydajni niż w tradycyjnych środowiskach biurowych.
Te elastyczne rozwiązania mogą obejmować telepracę przynajmniej jeden dzień w tygodniu; praca z domu w określone dni; wzięcie wolnego w ciągu dnia pracy na wolontariat w szkole dziecka; wyjeżdżać wcześnie w piątek, aby wziąć udział w meczu Małej Ligi i robić dłuższe przerwy na lunch.
Jak stwierdzono w artykule z Wharton School: „Jeśli potrzebujesz kursu przypominającego o tym, jak mądrze pracować w ciągu dnia, elastyczne godziny pracy mogą być twoją przepustką. Według ostatnich badań opublikowanych w Journal of Applied Psychology pracownicy, którzy uważają, że mają pewną swobodę w zakresie godzin pracy, są bardziej produktywni niż ci, którzy nie mają tej elastyczności. Ci, którzy korzystają z elastycznych praktyk planowania, są zwykle bardziej zadowoleni ze swojej pracy”.
Te praktyki przyjęte przez firmy zwiększają produktywność, ponieważ pracownicy nie tracą koncentracji, gdy myślą o swoich innych obowiązkach. Zamiast tego system ten zachęca ich do większego skupienia się na wykonywanych zadaniach.
7.) Narzędzia do współpracy
Narzędzia do współpracy polegają na wspólnej pracy. Współpraca to prosta koncepcja, ale jej dobre wdrożenie może być trudne. Dzisiejsi pracownicy chcą skutecznych rozwiązań do współpracy, które działają w dowolnym miejscu i czasie, aby mogli lepiej wykonywać swoją pracę. Za pomocą narzędzi do współpracy firmy są w stanie obniżyć koszty, poprawiając komunikację wewnętrzną oraz ułatwiając koordynację i nadzór, co z kolei zapewnia bardziej efektywne i produktywne środowisko pracy.
Istnieje kilka narzędzi, które wchodzą w zakres współpracy. Do najczęstszych należą:
-Systemy zarządzania przepływem pracy: Rozwiązania te pomagają zautomatyzować i zarządzać procesami operacyjnymi w różnych działach lub jednostkach biznesowych, dzięki czemu pracownicy mogą spędzać mniej czasu na stosunkowo drobnych zadaniach, a więcej na ważniejszych pracach dla firmy.
-Firmowe sieci społecznościowe: Przedsiębiorstwa wykorzystują obecnie korporacyjne sieci społecznościowe jako pojedynczą platformę do udostępniania i współpracy ze współpracownikami i klientami, zewnętrznymi partnerami biznesowymi, a nawet dostawcami. Narzędzia te pozwalają pracownikom komunikować się jak nigdy dotąd. Pomagają również firmom przechowywać wszystkie swoje treści w jednym miejscu, co ułatwia ich wyszukiwanie i udostępnianie.
-Narzędzia do konferencji internetowych: Narzędzia te pomagają pracownikom spotykać się na spotkaniach, prezentacjach lub szkoleniach, dzięki czemu mogą rozmawiać twarzą w twarz, bez względu na to, gdzie się znajdują. Większość narzędzi do konferencji internetowych umożliwia uczestnikom udostępnianie ekranów i współpracę nad dokumentami w czasie rzeczywistym.
-Narzędzia do współpracy przy danych: Przykładami są arkusze kalkulacyjne Google i Dropbox. Dzięki tym rozwiązaniom każdy, kto pracuje nad projektem lub plikiem, jest na bieżąco, bez względu na to, gdzie się znajduje.
Jak opisano powyżej, firmy używają tych narzędzi technologicznych do zwiększania produktywności. W miarę jak zmienia się sposób, w jaki pracujemy, coraz więcej firm stosuje te rozwiązania, aby zaspokoić potrzeby swoich pracowników.