Zadaniem skutecznej strategii zarządzania dokumentami jest przechowywanie, pobieranie, udostępnianie, śledzenie i właściwe usuwanie ważnych dokumentów przedsiębiorstwa, które są kluczowe dla procedur operacyjnych firmy. ale rozwiązanie do zarządzania dokumentami nie tylko przechowuje i zarządza zasobami multimedialnymi i plikami. W znacznym stopniu przyczynia się do nadzorowania procesów regulacyjnych organizacji i upraszcza zgodność firmy.
Nowych zasad i przepisów jest kilka, a ich naruszenie może prowadzić do tragicznych konsekwencji dla organizacji, z których najmniejszym jest zrujnowana reputacja. Aby uniknąć takiego ryzyka, wymagana jest odpowiednia strategia, aby pomóc korporacjom i przestrzegać surowych przepisów biznesowych. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami cyfrowymi może przyjść z pomocą, ponieważ zapewnia zgodność Twojej firmy z przepisami. Oto 4 sposoby, w jaki system DMS pomaga zachować zgodność z przepisami:
1. Pomaga w osiąganiu celów zgodności
Od początkowego etapu kwestie zgodności i biznesowe są szczególnie trudnymi obszarami do zbadania. Dotyczy to w szczególności publicznego korzystania z Internetu, różnych sposobów dostępu do Internetu oraz rosnącej surowości przepisów dotyczących zgodności w branży.
Liczne atrybuty oprogramowania do zarządzania dokumentami w odniesieniu do wytycznych, które są przestrzegane. Może przynieść korzyści większości korporacji biznesowych. DMS waliduje, upraszcza i zapewnia przestrzeganie przepisów zgodności zgodnie z prawem. Czyni to, aby dostosować się do rozwoju przedsiębiorstwa i uniknąć niepożądanych skutków i niepotrzebnych kar.
Dlatego wiele firm wdraża strategię cyfrowego zarządzania dokumentami, aby w uproszczony sposób kontrolować mnóstwo zasad i przepisów oraz zapewnić bezbłędne i szybkie procesy zgodności. Jednak adaptacja dostawcy DMS lub organizacji wdrażającej system jest niezbędna do zapewnienia zgodności. W przeciwnym razie zwykłe przesłanie plików po ich zeskanowaniu tylko czasami potwierdzi przestrzeganie wytycznych.
2. Zapobiega naruszeniom danych
Wycieki danych, zwłaszcza te dokonywane przez pracowników wewnątrz przedsiębiorstwa, stają się coraz częstsze. Wycieki te prowadzą do większości naruszeń danych wewnętrznych, które mają obecnie miejsce. Dlatego, aby sprawdzić maksymalne wykorzystanie korzyści bezpieczeństwa systemu zarządzania dokumentami na poziomie wewnętrznym, należy rozważyć wzmocnienie odpowiednich licencji użytkowników w systemie, aby potwierdzić ochronę danych. Ponadto audytorzy zewnętrzni mogą karać organizacje za umożliwienie niektórym pracownikom dostępu do określonych plików i nośników zawierających treści wrażliwe.
Firmy muszą korzystać z systemu DMS, który obsługuje podatne na naruszenia aspekty poczty e-mail na poziomie banku. Powinien również mieć szyfrowanie SSL, które jest generalnie najbezpieczniejszą metodą udostępniania dokumentów.
3. Upraszcza i przyspiesza zgodność.
Chociaż metadane dotyczą głównie wyszukiwania treści i optymalizacji wyszukiwarek w oprogramowaniu do zarządzania dokumentami cyfrowymi, mają one również zastosowanie prawne. Pomaga segregować informacje o kwestiach prawnych. Takie informacje są zawsze możliwe do odzyskania przez osobę odpowiedzialną za audyty, niezależnie od podstawy zewnętrznej lub wewnętrznej.
Dzielenie, identyfikowanie i metatagowanie dokumentów w celu zapewnienia zgodności jest niezbędne, ponieważ metatagi powinny nadawać się do śledzenia. Ponadto zawiera dokładne odwzorowanie treści. W przeciwnym razie audytor może uznać nieuzasadnione metatagowanie za próbę uniknięcia e-wykrywania związanego z procedurą audytu.
4. Zapewnia harmonogramy przechowywania i usuwania
Cyfrowe rozwiązania do zarządzania dokumentami stają się ważne dla organizacji martwiących się o przechowywanie swoich plików lub wymagających harmonogramów przechowywania, które wymagają dużo czasu, aby zagwarantować zgodność. Takie firmy zwykle fizycznie przechowują dokumenty w pudełkach, szafkach lub teczkach, co prawie zawsze prowadzi do stopniowego wykrywania lub niszczenia plików. Jednak wdrożenie systemu DMS jest najlepszym rozwiązaniem dla tych firm, ponieważ zapewnia bezpieczne przechowywanie plików firmowych przez długi czas. Pomaga również w utrzymaniu i sprawdzaniu zgodności.
Rygorystyczność i rozwój ustawodawstwa w wielu branżach zwiększa wskaźnik naruszeń informacji w korporacjach biznesowych. Nie korzysta z ram zarządzania treścią w minionych latach. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami pokazuje firmom, w jaki sposób można spełnić rosnące potrzeby prawne z pewnością i biegłością.
Wnioski:
Jeśli chcesz, aby Twoja organizacja odniosła sukces, rozważ wprowadzenie najnowszej strategii zarządzania dokumentami cyfrowymi do swoich procesów operacyjnych. Pomaga w przechowywaniu, wyszukiwaniu i śledzeniu ważnych dokumentów biznesowych. Obejmuje również prawne aspekty Twojej działalności związane z zasadami i regulacjami określonymi już dla każdego przedsiębiorstwa.