Over de hele wereld worden bedrijven nu geconfronteerd met een nieuwe realiteit op de werkplek, veroorzaakt door de recente pandemie. Het is dat grote delen van het personeel gewoon geen interesse hebben om terug te keren naar hun kantoren. Die verschuiving betekent nu dat bedrijven accommodatie op afstand moeten omarmen als ze dat nog niet hebben gedaan. Anders worden ze geconfronteerd met dreigende personeelstekorten en moeilijkheden om toptalent te behouden.
Om de overstap te maken, moeten voorheen niet-externe bedrijven echter een beetje een technologische make-over ondergaan. Ze hebben nieuwe tools nodig om hun nieuwe medewerkers op afstand te ondersteunen en te beheren. En onder hen zijn er een paar must-haves die hun hele programma voor werken op afstand kunnen maken of breken. Dit zijn de vier belangrijkste technologieën die bedrijven kunnen gebruiken om succes op afstand te garanderen.
Een uniforme cloudgebaseerde communicatieoplossing
Een van de grootste uitdagingen bij het ondersteunen van een extern personeelsbestand is de noodzaak om naadloze communicatie tussen verafgelegen individuele werknemers mogelijk te maken. En het is ook nodig om ervoor te zorgen dat de communicatie met de buitenwereld - klanten, leveranciers en anderen - niet wordt belemmerd. In een volledig externe omgeving is de technologie die nodig is om dit allemaal mogelijk te maken een Unified Communications as a Service (UCaaS)-platform.
Het zijn cloudgebaseerde services die communicatie via meerdere kanalen bieden, zoals VoIP-telefonie, videoconferenties, sms en chatmogelijkheden. Met de juiste UCaaS-oplossing functioneert een volledig extern personeelsbestand, qua communicatie, alsof ze op één kantoorlocatie werken. En voor externe en werkt het met iedereen binnen het bedrijf precies hetzelfde als in een traditionele kantooromgeving.
Technologie voor werknemersbewaking en tijdregistratie
Een van de belangrijkste redenen waarom bedrijven traditioneel niet tevreden waren met werken op afstand, was een waargenomen gebrek aan controle over de dagelijkse activiteiten van werknemers. Tegenwoordig is er echter een verscheidenheid aan software voor werken op afstand oplossingen die de functionaliteit voor het monitoren van medewerkers en het bijhouden van uren omvatten. Ze maken het voor werkgevers mogelijk om inzicht te houden in hoe hun werknemers elke werkdag besteden. Ze vergemakkelijken ook de ontwikkeling van workflows die beter geschikt zijn voor een externe omgeving door de analyse van de voltooiingstijden van taken. Met een dergelijke oplossing kunnen bedrijven de productiviteit die ze voorheen in de kantooromgeving genoten, behouden of zelfs verbeteren.
Online samenwerkingstools
Communicatie tussen geografisch verspreide werknemers is één ding, maar samenwerking tussen hen is een ander. Het natuurlijke geven en nemen in een kantooromgeving leent zich goed voor samenwerking tussen medewerkers. In een afgelegen omgeving vereist dat geven en nemen echter weloverwogen maatregelen om het mogelijk te maken. Dat is waar digitale samenwerkingstools komen binnen. Oplossingen zoals gedeelde whiteboards, het delen van schermen en tools voor projectbeheer helpen teams op afstand net zo vloeiend samen te werken als in een gedeelde kantoorruimte.
Eindpuntbeheer en cyberbeveiligingstools
Last but not least moeten bedrijven die de overstap maken naar een geheel of gedeeltelijk extern personeelsbestand, de gevolgen hiervan voor gegevensbeveiliging overwegen. Of ze nu bedrijfshardware verstrekken aan externe werknemers of vertrouwen op een bring-your-own-device (BYOD)-model, het risico voor bedrijfsgegevens blijft. Om die reden moeten bedrijven die externe werknemers ondersteunen, een oplossing voor eindpuntbeheer en cyberbeveiliging kiezen en implementeren op elk apparaat dat bedrijfsgegevens verwerkt. Voor bedrijven die te maken hebben met hardware die eigendom is van het bedrijf, is dat een eenvoudig proces. Maar voor degenen die hardware van werknemers moeten beschermen, is een BYOD-specifieke eindpuntoplossing aan de orde van de dag.
Ons advies
Of je het nu leuk vindt of niet, de bedrijven van vandaag moeten evolueren om thuiswerkers te ondersteunen. Door de voorgaande vier technologieën onmiddellijk aan hun arsenaal toe te voegen, vergroten ze hun kans om dit met succes te doen. Met de juiste tools kunnen ze genieten van naadloze communicatie en samenwerking, volledig inzicht in en controle over hoe hun werknemers hun taken aanpakken, en de gemoedsrust die gepaard gaat met de wetenschap dat hun gegevens veilig blijven, waar ze ook heen gaan. Als die resultaten veilig zijn, kunnen ze met vertrouwen de toekomst van werken op afstand tegemoet treden - en een einde maken aan de wervings- en retentieproblemen waarmee ze nu worden geconfronteerd in het postpandemische tijdperk.