Terwijl deze economische neergang grote schade aanricht aan bedrijven over de hele wereld, wordt een toenemend aantal professionals gevraagd om meer te doen met minder. Dit betekent dat bedrijven op zoek zijn naar hun werknemers voor een grotere bijdrage, zowel in kwaliteit als kwantiteit. Gelukkig maakt technologie het voor werknemers gemakkelijker dan ooit om meer gedaan te krijgen in een kortere tijd. Hier zijn enkele technische oplossingen die kunnen worden gebruikt om een effectievere en productievere werkomgeving te creëren.
1.) BYOD – Breng je eigen apparaat mee
Volgens het Cisco Connected World Technology Report 2010 staat 85% van de werkgevers hun werknemers momenteel toe om tijdens het werk persoonlijke smartphones, tablets, laptops of andere apparaten te gebruiken voor zowel persoonlijke als zakelijke doeleinden. Bij correct gebruik kan deze methode de productiviteit helpen verhogen door werknemers meer flexibiliteit te geven om vrijwel overal en altijd te werken. Bovendien maakt de toename van cloudservices deze strategie tot een van de meest kosteneffectieve manieren om de totale output te verhogen. Hierdoor maken steeds meer bedrijven van BYOD een realiteit.
2.) Communicatiemiddelen
Een effectievere en productievere werkomgeving kan worden gecreëerd wanneer communicatiemiddelen op de juiste manier worden gebruikt. Als iedereen op kantoor bijvoorbeeld instant messaging-programma's zoals Skype en Google Chat zou gebruiken, zouden ze snel en gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren.
Medewerkers kunnen notificaties achterlaten als ze pauze hebben, zodat niemand hun plek inneemt en ze kunnen werken terwijl de persoon weg is. Schriftelijke communicatie is ook belangrijk. Door hulpmiddelen te gebruiken om in geschreven vorm te communiceren, kan de schrijver de tijd nemen en zijn gedachten in detail uitschrijven, om ervoor te zorgen dat het nauwkeurig en goed doordacht is.
De ontvanger heeft ook het voordeel dat hij deze informatie op een later tijdstip ontvangt, zodat hij kan verteren wat hij gaat lezen zonder het gevoel te hebben dat hij tijdens een gesprek onder druk zou moeten staan. Daarnaast kunnen communicatietools zoals enquêtes over de betrokkenheid van medewerkers worden gebruikt om: luister naar je medewerkers en om onmiddellijke en suggesties te geven over hoe een project verloopt. Dit is de reden waarom veel ondernemers deze en andere soortgelijke communicatiemiddelen gebruiken.
3.) CRM – Klantrelatiebeheer
A Klantrelatie management (CRM)-systeem stelt gebruikers in staat klantactiviteiten beter te volgen en te beheren via meerdere kanalen, zoals telefoon, e-mail en sociale media. Deze systemen zijn ontworpen om bedrijven te helpen alles bij te houden, vanaf de eerste outreach-inspanningen tot de uiteindelijke transactie, om klanten beter van dienst te kunnen zijn en tegelijkertijd de responspercentages te verhogen. Gebruikt door bijna de helft van alle Amerikaanse bedrijven, Software voor klantbeheer kan werknemers ook helpen efficiënter te werken door de communicatie te stroomlijnen en tegelijkertijd de samenwerking tussen collega's aan te moedigen.
4.) Bestandsdeling
In onze moderne omgeving hebben medewerkers vaak veel verschillende technologische hulpmiddelen tot hun beschikking. Naast een desktop- of laptopcomputer hebben ze misschien een tablet of telefoon waarmee ze tijdens het woon-werkverkeer in de metro of tijdens hun lunchpauze naar muziek luisteren en films kijken. Naarmate meer bedrijven het delen van bestanden op de werkplek toestaan, wordt het voor werknemers steeds handiger om naar hun favoriete muziek te luisteren of hun favoriete films te kijken.
Bestandsdeling, zoals het klinkt, is het delen van bestanden - meestal audio en video - via een netwerk. Het bestand kan worden opgeslagen op de computer van een andere gebruiker (of omgekeerd), maar het bestaat nog steeds als slechts één bestand. Het kan niet rechtstreeks vanaf de computers worden afgespeeld, zoals een MP3-bestand dat wel kan. In plaats daarvan wordt het bestand benaderd (of gestreamd) via het netwerk via een streamingserver.
Deze technologie biedt een effectieve methode om grote bestanden, zoals video of opnames, aan e-mailberichten toe te voegen, aangezien veel e-mailproviders nu webmailclients aanbieden met ingebouwde mediaspelers. Bedrijven merken dat deze praktijk de productiviteit verhoogt.
5.) Virtuele vergaderingen
Virtuele vergaderingen worden erg populair naarmate bedrijven en het personeelsbestand groeien. Virtuele vergaderingen (zoals die op Skype of Google Hangout) maken niet alleen eenvoudigere telefonische vergaderingen mogelijk, maar stellen deelnemers ook in staat elkaar daadwerkelijk te zien tijdens de vergadering. Dit bevordert een betere werkomgeving door het gebruik van non-verbale communicatie zoals gezichtsuitdrukkingen en lichaamsbewegingen. Het zorgt er ook voor dat iedereen oplet en luistert naar de details van het gesprek, omdat het visuele hulpmiddelen zoals creatieve vergaderpresentaties en spreadsheets die op een apart scherm worden weergegeven, dat door alle deelnemers kan worden bekeken.
Bedrijven gebruiken nu virtuele vergaderingen als een haalbare optie in plaats van persoonlijke vergaderingen of telefonische vergaderingen; dit zorgt voor betere en productievere vergaderingen met minimale downtime.
Virtuele vergaderingen kunnen in een groot aantal sectoren worden gebruikt, zoals de technologie-industrie om telefonische vergaderingen of vergaderingen te houden die voorheen alleen persoonlijk beschikbaar waren vanwege tijdgebrek en meerdere deelnemers. Het is ook populair in de dienstverlenende sector waar bedrijven en werknemers niet bij elkaar in de buurt zijn, waardoor ze net zo effectief kunnen vergaderen alsof iedereen in dezelfde ruimte is.
6.) Flexibele werkregelingen
Werknemers vinden meer flexibiliteit in hoe ze werken, kiezen wanneer ze werken en voor hoe lang. Als gevolg hiervan zijn werknemers doorgaans productiever dan in traditionele kantooromgevingen.
Deze flexibele regelingen kunnen onder meer bestaan uit minimaal één dag per week telewerken; thuiswerken op bepaalde dagen; vrij nemen tijdens de werkdag om vrijwilligerswerk te doen op de school van een kind; op vrijdag vroeg vertrekken om een Little League-wedstrijd bij te wonen en langere lunchpauzes nemen.
Zoals vermeld in een artikel van Wharton School: "Als je een opfriscursus nodig hebt om overdag slim te werken, kunnen flexibele uren je ticket zijn. Volgens een recent onderzoek in de Journal of Applied Psychology zijn werknemers die denken enige vrijheid te hebben over hun werkuren productiever dan degenen die deze flexibiliteit niet hebben. Degenen die profiteren van flexibele planningspraktijken zijn over het algemeen gelukkiger met hun baan.”
Deze praktijken die door bedrijven worden toegepast, verhogen de productiviteit omdat werknemers hun focus niet verliezen als ze nadenken over hun andere verantwoordelijkheden. In plaats daarvan moedigt dit systeem hen aan om meer gefocust te zijn op de taken die voorhanden zijn.
7.) Samenwerkingsinstrumenten
Bij samenwerkingstools draait alles om samenwerken. Samenwerking is een eenvoudig concept, maar het kan lastig zijn om het goed te implementeren. De werknemers van vandaag willen effectieve samenwerkingsoplossingen die overal en altijd werken, zodat ze hun werk beter kunnen doen. Met behulp van samenwerkingstools kunnen bedrijven de kosten verlagen door de interne communicatie te verbeteren en de coördinatie en het toezicht te vergemakkelijken, wat op zijn beurt zorgt voor een effectievere en productievere werkomgeving.
Er zijn verschillende tools die onder de paraplu van samenwerking vallen. De meest voorkomende zijn:
-Werkstroombeheersystemen: Deze oplossingen helpen bij het automatiseren en beheren van operationele processen over afdelingen of bedrijfseenheden heen, zodat werknemers minder tijd kunnen besteden aan relatief kleine taken en meer aan belangrijker werk voor het bedrijf.
-Zakelijke sociale netwerken: Ondernemingen gebruiken sociale bedrijfsnetwerken nu als één enkel platform om te delen en samen te werken met collega's en klanten, externe zakenpartners en zelfs leveranciers. Met deze tools kunnen medewerkers communiceren als nooit tevoren. Ze helpen bedrijven ook om al hun inhoud op één plek te bewaren, waardoor het gemakkelijker te vinden en te delen is.
-Webconferentietools: Deze tools helpen werknemers om samen te komen voor vergaderingen, presentaties of trainingssessies, zodat ze persoonlijk kunnen spreken, waar ter wereld ze zich ook bevinden. Met de meeste webconferentietools kunnen deelnemers schermen delen en in realtime samenwerken aan documenten.
-Gegevenssamenwerkingstools: Voorbeelden zijn Google-spreadsheets en Dropbox. Deze oplossingen houden iedereen die aan een project of bestand werkt up-to-date, waar ook ter wereld.
Zoals hierboven beschreven, gebruiken bedrijven deze technologische hulpmiddelen om de productiviteit te verhogen. Naarmate onze manier van werken verandert, en steeds meer bedrijven deze oplossingen toe om aan de behoeften van hun werknemers te voldoen.