De taak van een efficiënte strategie voor documentbeheer is het opslaan, ophalen, delen, volgen en correct verwijderen van belangrijke bedrijfsdocumenten die cruciaal zijn voor de operationele procedures van het bedrijf. Maar een oplossing voor documentbeheer doet meer dan alleen media-items en bestanden opslaan en beheren. Het draagt in grote mate bij aan het toezicht op de regelgevende processen van de organisatie en vereenvoudigt de naleving voor het bedrijf.
Er zijn verschillende nieuwe regels en voorschriften, en het overtreden ervan kan ernstige gevolgen hebben voor de organisatie, waarvan de minste een geruïneerde reputatie is. Er is een ende strategie vereist om bedrijven te helpen en zich te houden aan de strikte bedrijfsvoorschriften om dergelijke risico's te vermijden. Software voor digitaal documentbeheer kan u te hulp komen, omdat het ervoor zorgt dat uw bedrijf zich aan de regelgeving houdt. Hier zijn vier manieren waarop een DMS u helpt om aan de wet- en regelgeving te voldoen:
1. Helpt bij het behalen van compliancedoelen
Vanaf het beginstadium zijn compliance en zakelijke wettelijke verplichtingen bijzonder uitdagende gebieden om in te verdiepen. Het houdt zich specifiek bezig met openbaar gebruik van internet, de verschillende manieren om toegang te krijgen tot internet en de toenemende striktheid van de nalevingswetten in de branche.
Talrijke software voor documentbeheer voldoet aan de richtlijnen die worden gevolgd. Het kan voordelen opleveren voor de meeste bedrijven. Het DMS valideert, vereenvoudigt en zorgt ervoor dat nalevingsvoorschriften volgens de wet worden nageleefd. Het doet dit om de ontwikkeling van de onderneming te accommoderen en ongewenste resultaten en onnodige straffen te voorkomen.
Daarom implementeren veel bedrijven een strategie voor digitaal documentbeheer om de vele regels en voorschriften op een vereenvoudigde manier onder de loep te nemen en te zorgen voor foutloze, snelle nalevingsprocessen. Een aaning van een DMS-leverancier of de organisatie die het systeem implementeert, is echter essentieel om naleving te garanderen. Anders zal het simpelweg en van de bestanden na het scannen slechts af en toe bevestigen dat aan de richtlijnen wordt voldaan.
2. Voorkomt datalekken
Datalekken, vooral die door werknemers binnen de onderneming, komen steeds vaker voor. Deze lekken leiden tot de meeste interne datalekken die tegenwoordig voorkomen. Om het maximale gebruik van de veiligheidsvoordelen van het documentbeheersysteem op interne basis te controleren, is het daarom cruciaal om de versterking van geschikte gebruikerslicenties binnen het systeem te overwegen om de gegevensbescherming te bevestigen. Bovendien kunnen externe auditors organisaties bestraffen voor het toestaan van bepaalde werknemers om toegang te krijgen tot specifieke bestanden en media met gevoelige inhoud.
Bedrijven moeten een DMS gebruiken dat de inbreukgevoelige aspecten van e-mail via bankafhandeling afhandelt. Het moet ook SSL-codering hebben, wat over het algemeen de veiligste methode is om documenten te delen.
3. Vereenvoudigt en versnelt naleving.
Hoewel metadata voornamelijk betrekking heeft op het ophalen van inhoud en zoekmachineoptimalisatie in software voor digitaal documentbeheer, heeft het ook juridische toeingen. Het helpt om de informatie over juridische zaken te scheiden. Dergelijke informatie kan altijd worden teruggevorderd door de persoon die verantwoordelijk is voor de audits, ongeacht een externe of interne basis.
Verdeel, identificeer en metatag documenten voor naleving zijn essentieel, aangezien de metatags geschikt moeten zijn voor tracking. Bovendien bevat het nauwkeurige weergaven van de inhoud. Of anders zou een auditor onredelijke meta-tagging kunnen beschouwen als een poging om e-detectie met betrekking tot de auditingprocedure te omzeilen.
4. Zorgt voor bewaar- en verwijderingsschema's
Oplossingen voor digitaal documentbeheer worden steeds belangrijker voor organisaties die zich zorgen maken over het opslaan van hun bestanden of die bewaarschema's nodig hebben die veel tijd vergen om naleving te garanderen. Dergelijke bedrijven bewaren documenten meestal fysiek in opbergdozen, kasten of mappen, wat er bijna altijd toe leidt dat de bestanden geleidelijk worden ontdekt of beschadigd. Maar het implementeren van een DMS is de beste oplossing voor deze bedrijven, omdat het zorgt voor een veilige bewaring van bedrijfsbestanden voor een lange periode. Het helpt ook bij het onderhouden en controleren op naleving.
De strengheid en de groei van de wetgeving in veel bedrijfstakken verhogen het aantal informatielekken in zakelijke ondernemingen. Het maakt geen gebruik van content management frameworks in de voorbije jaren. Software voor documentbeheer laat de bedrijven zien hoe met vertrouwen en vaardigheid kan worden voldaan aan toenemende wettelijke vereisten.
Conclusie:
Als u wilt dat uw organisatie slaagt, overweeg dan om de nieuwste strategie voor digitaal documentbeheer in uw operationele processen te integreren. Het helpt u bij het opslaan, ophalen en volgen van vitale zakelijke documenten. Het behandelt ook de juridische aspecten van uw bedrijf met betrekking tot de regels en voorschriften die al voor elke onderneming zijn gespecificeerd.