Salarisbeheer is het proces van het beheren van de financiële istratie van bedrijven (salarissen, bonussen, inhoudingen), het voldoen aan arbeidswetten en andere toeelijke regels. Uw payrollproces heeft direct of indirect invloed op de financiële gezondheid en de medewerkerstevredenheid van uw bedrijf. Effectieve loonverwerking verhoogt het moreel van de werknemers en het vertrouwen in het bedrijf. Aan de andere kant kan slecht salarisbeheer, zoals uitgestelde salarissen, werknemers geagiteerd maken. Uw medewerkers verwachten immers regelmatig op tijd betaald te worden.
Payroll is een kernonderdeel van de bedrijfsvoering en moet daarom zorgvuldig worden afgehandeld. Elke onverantwoordelijke actie kan leiden tot enorme monetaire gevolgen. Bedrijfseigenaren, met name managers in kleinschalige industrieën, zijn echter niet zeker van de beste manieren om payrollprocessen uit te voeren.
Om u te helpen uw salarisistratie effectief te beheren, hebben we daarom enkele suggesties gedaan die u kunnen helpen:
1) Gebruik technologie:
Veel software kan de meeste handmatige processen in de salarisistratie automatiseren. Gebruik de meest bijgewerkte software om er volledig gebruik van te maken. Paylocity is bijvoorbeeld een webgebaseerde oplossing voor salarisistratie en HCM die kleine tot grote ondernemingen helpt bij het beheren en volgen van de vergoedingen, inhoudingen, voordelen en nog veel meer van werknemers. U kunt ook de Paylocity mobiele app om alle noodzakelijke functies op uw mobiele telefoon uit te voeren. Dit maakt salarisbeheer eenvoudiger, gemakkelijker en minder tijdrovend. De app heeft ook een verscheidenheid aan trainingsfuncties die kunnen worden gebruikt om werknemers altijd en overal training te geven.
2) Houd het georganiseerd:
Houd uw salarisistratie overzichtelijk. Hoe beter uw salarisistratie is georganiseerd, hoe beter. Uw taken worden een stuk eenvoudiger als u alle records en documenten op orde heeft.
Een salariskalender kan u helpen belangrijke datums met betrekking tot loonheffingen en deadlines bij te houden. Maak een lijst van de deadlines die u kunnen helpen uw taken dienovereenkomstig af te ronden. Met behulp van een kalender kunt u veel fouten voorkomen en uw werk efficiënt doen.
3) Houd u aan de salarisregels en -voorschriften:
U moet op de hoogte blijven van relevante salarisregels en -regelgeving, zoals verschillen in staatswetten, belastingregels en indieningstermijnen, enz. Het missen van deadlines of het niet naleven van de regels kan leiden tot juridische (monetaire) gevolgen. Een van de effectieve manieren om dergelijke problemen te voorkomen, is door een payroll-expert aan boord te hebben. Zo'n expert kan u niet alleen helpen deze fouten te vermijden, maar ook waardevolle geven om uw bestaande salarisbeheerproces te optimaliseren
4) Payrolltraining aanbieden aan HR-personeel:
Hoewel HR's basiskennis hebben op het gebied van salarisbeheer, is het goed om ze specifiek te trainen in salarisistratie, waardoor ze experts kunnen worden. Payrolltrainingen kunnen hen meer duidelijkheid geven over de salarisregels en -regelgeving. Het kan hen ook een breder begrip geven van de salarisprocessen die in uw organisatie moeten worden gevolgd. Het kan handmatig werk verminderen en het eenvoudiger maken om processen te stroomlijnen.
5) Raadpleeg indien nodig experts:
Het loonbeleid verandert voortdurend. Overweeg een expert op dit gebied in te huren om te weten of alles soepel verloopt. U kunt uw salarisbeheer ook uitbesteden, het lijkt misschien een dure investering, maar de kostenbesparingen wegen zwaarder dan de investering. Experts en payrollprofessionals weten hoe ze de payroll efficiënt en foutloos kunnen beheren.
6) Zorg voor een back-up voor gegevens:
Het verliezen van uw salarisgegevens kan leiden tot veel chaos in het bedrijf. Het kan een vertraging veroorzaken bij het afleveren van loonstrookjes aan de werknemers en kan ook leiden tot wettelijke verplichtingen. Daarom wordt aangeraden om een back-up te hebben voor het geval er geen kans is om de verloren gegevens terug te halen. vooral als je een kleine organisatie bent waar het hele HR-proces door twee of drie mensen wordt afgehandeld.
7) Transparant salarisproces:
Een salarisproces moet omvatten hoe het salarisproces werkt, de verantwoordelijkheden voor het rapporteren van werknemers en hoe de lonen en promoties worden berekend. Laat al deze details documenteren en deel ze met alle betrokken leden. Zo creëer je een transparant salarisproces.
Conclusie:
Salarisbeheer zou in elke organisatie van het grootste belang moeten zijn. Blijf wendbaar en blijf op de hoogte van de laatste trends en veranderingen in de salarisregelgeving. Ik hoop dat al deze punten uw organisatie kunnen helpen het salarisproces beter te beheren.