In het steeds competitievere personeelsbestand van vandaag is het belangrijk dat teams zo productief mogelijk zijn. Productiviteit is het resultaat van veel zaken, zoals verantwoordelijkheden, werkomgeving, leiderschapsontwikkelingen werknemersrelaties. Een manier om de productiviteit te verhogen is door het gebruik van technologie.
Er zijn veel verbazingwekkende manieren waarop technologie in het personeelsbestand wordt gebruikt om de productiviteit van werknemers te verhogen en de bedrijfsoutput te verbeteren. Technologie kan helpen inefficiënties te minimaliseren en een betere coördinatie tussen teamleden mogelijk te maken. In dit artikel wordt onderzocht hoe het verbeteren van de efficiëntie van uw teams met de juiste tools tot meer succes kan leiden.
Automatiseert en systematiseert workflows en processen
Technologie kan teams helpen tijd te besparen, de kwaliteit van het werk te verbeteren en de productiviteit te verhogen door bepaalde processen te automatiseren. Door een geautomatiseerd proces te creëren, kunnen werknemers een efficiëntere workflow hebben, omdat deze elke keer dat de taak wordt uitgevoerd consistent is. Laten we bijvoorbeeld zeggen dat een werknemer op consistente basis spreadsheets moet maken voor elke klant die hij bedient. Dit zou extreem tijdrovend en handmatig zijn. Het creëren van een geautomatiseerd proces om deze spreadsheets te maken, zal de productiviteit helpen verbeteren omdat dezelfde taak elke keer wordt uitgevoerd, met minder inspanning van de werknemer.
Een andere manier waarop technologie workflows en processen kan automatiseren, is door bepaalde aspecten van een bedrijfsproces te systematiseren. Zo zijn er softwareprogramma's waarmee medewerkers kantoorartikelen kunnen bestellen. Dit helpt werknemers zich te concentreren op andere gebieden van hun werk, in plaats van tijd te besteden aan het bestellen van kantoorbenodigdheden.
Vergemakkelijkt de communicatie
Het hebben van de juiste technologische hulpmiddelen op het werk kan de communicatie met teamleden veel gemakkelijker en efficiënter maken. Er zijn veel verschillende technologische tools waarmee medewerkers beter met elkaar kunnen communiceren. Een voorbeeld zijn instant messaging-softwareprogramma's.
Omdat instant messaging zo gebruiksvriendelijk is, kunnen teamleden vaker en in realtime met elkaar communiceren. Er zijn ook veel softwareprogramma's voor samenwerking waarmee medewerkers tegelijkertijd aan projecten kunnen werken. Hierdoor kunnen medewerkers die zich mogelijk over de hele wereld van elkaar bevinden, toch een gevoel van kameraadschap hebben omdat ze samen aan hetzelfde project werken. Met deze technologische hulpmiddelen kunnen medewerkers meer communiceren, wat leidt tot een beter gevoel voor de bedrijfscultuur en meer teamwork.
Maakt meer strategische planning en tijdbeheer mogelijk
Wanneer een team over de juiste technologische tools beschikt, kunnen ze hun werk strategischer plannen en organiseren. Een manier om dit te doen is door een workflowbeheersysteem op te zetten om een productief en efficiënt team. Dit specifieke systeem geeft medewerkers een beter beeld van hoe lang taken duren en wanneer ze moeten worden voltooid. Werknemers kunnen op elk gewenst moment in hun workflowbeheersysteem kijken en precies weten wat er moet gebeuren. Het werk wordt niet op één grote stapel taken gegooid, medewerkers hebben een duidelijk richtingsgevoel en voelen zich niet zo overweldigd.
Een ander effectief technologisch hulpmiddel dat teams helpt bij het plannen van strategische initiatieven, is software voor projectbeheer. Hierdoor kunnen medewerkers samenwerken aan projecten, effectief met elkaar communiceren en taken op een efficiënte manier uitvoeren. Deze softwareprogramma's helpen bij het volgen van meerdere projecten en hoe elk teamlid bijdraagt aan het hele initiatief.
Hulp bij het bijhouden van gegevens en gegevensorganisatie
Technologie kan ook de teamproductiviteit verhogen door werknemers te helpen het beter te doen organisatievaardigheden. Een praktisch technologisch hulpmiddel dat teams helpt bij het organiseren van hun istratie, is een documentbeheersysteem. Elk stukje informatie met betrekking tot klanten, projecten en andere taken wordt in dit systeem opgeslagen. Medewerkers hebben overal en altijd toegang tot het documentbeheersysteem vanaf een computer of een mobiel apparaat. Dit stelt medewerkers in staat om al hun klantinformatie op één plek te ordenen, zodat ze er gemakkelijk toegang toe hebben wanneer dat nodig is.
Hetzelfde geldt voor de gegevensorganisatie. Er zijn veel softwareprogramma's die werknemers helpen bij het organiseren van hun gegevens. Dit betekent dat werknemers in plaats van overal veel spreadsheets met verschillende informatie te hebben, één spreadsheet hebben waar ze overal toegang toe hebben. Met dit systeem kunnen werknemers al hun werk organiseren, waardoor het efficiënter en gemakkelijker te vinden is.
Een andere manier waarop technologie teams kan helpen hun organisatie beter te organiseren, is door middel van tools voor het bijhouden van gegevens. Met deze specifieke softwareprogramma's kunnen werknemers de meest productieve tijden van de dag bijhouden om bepaalde taken uit te voeren, waardoor ze een beter beeld krijgen van hun productiviteitsniveau gedurende de week.
Vereenvoudigt het stellen en behalen van doelen
Met al deze technologie lijkt het misschien onmogelijk om iedereen op één lijn te krijgen. Gelukkig bestaan er technologische hulpmiddelen die het stellen van doelen voor teams eenvoudiger maken. Ten eerste zijn er softwareprogramma's voor projectbeheer waarmee werknemers hun eigen persoonlijke productiviteitsdoelen kunnen stellen. Dit betekent dat in plaats van dat één specifieke persoon taken voor een heel team uitvoert, elk individueel teamlid zijn eigen takenlijst heeft. Met dit systeem kan iedereen verantwoordelijk zijn voor het voltooien van zijn eigen taken, zodat ze precies weten wat er moet gebeuren en hoe lang het zal duren.
Een andere manier waarop technologie teamdoelen kan stellen, is door middel van geautomatiseerde werkbeheersystemen. Met deze specifieke softwareprogramma's kunnen werknemers hun tijd effectiever beheren door te zien op welke uren van de dag ze het meest productief zijn. Dit is gunstig omdat werknemers belangrijke vergaderingen of belangrijke telefoontjes kunnen plannen tijdens hun meest productieve uren om ervoor te zorgen dat alles op tijd wordt gedaan.
Vergemakkelijkt permanente educatie en training
Ten slotte kan technologie de teamproductiviteit verhogen door permanente educatie en training te vergemakkelijken. Een praktisch voorbeeld is via webconferentietools. Met deze specifieke software kunnen werknemers elke onlinevergadering bijwonen die ze nodig hebben zonder fysiek aanwezig te zijn - wat het vooral handig maakt voor externe werknemers of mensen die vrij vaak reizen.
Behalve webconferenties, een ander technologisch hulpmiddel dat helpt bij permanente educatie, zijn online trainingsmodules. Met dit specifieke softwareprogramma kunnen werknemers gemakkelijk vanaf hun eigen computer toegang krijgen tot elk type training dat ze nodig hebben. Dat zou ervoor zorgen dat iedereen up-to-date is met alle informatie met betrekking tot hun vakgebied.
Technologie kan op veel manieren worden gebruikt om de productiviteit van teams te verhogen. Zorg ervoor dat uw bedrijf de juiste tools voor u gebruikt en niet alleen omdat ze populair of nieuw zijn.