D'Aufgab vun enger effizienter Dokumentverwaltungsstrategie ass et ze späicheren, zréckzéien, deelen, verfollegen a richteg ze entsuergen vu wichtege Entreprisedokumenter déi entscheedend sinn fir d'operationell Prozedure vun der Firma. Awer a Dokument Gestioun Léisung mécht méi wéi einfach Medien Verméigen a Dateien ze späicheren a verwalten. Et dréit immens bäi fir d'Reguléierungsprozesser vun der Organisatioun ze iwwerwaachen an d'Konformitéit fir d'Firma ze vereinfachen.
Déi nei Regelen a Reglementer sinn e puer an der Zuel, an hir Verstouss kann zu schreckleche Konsequenze fir d'Organisatioun féieren, déi mannst e ruinéierte Ruff ass. Eng entspriechend Strategie ass erfuerderlech fir Firmen ze hëllefen an un déi streng Geschäftsreglementer ze halen fir sou Risiken ze vermeiden. Digital Dokumentmanagement Software kann op Är Rettung kommen well se d'Reguléierung vun Ärem Geschäft garantéiert. Hei sinn 4 Weeër wéi en DMS Iech hëlleft d'Reguléierungskonformitéit z'erhalen:
1. Hëlleft d'Konformitéitsziler z'erreechen
Vun der éischter Etapp sinn d'Konformitéit a geschäftlech reglementaresch Verpflichtungen besonnesch usprochsvoll Beräicher fir ze verdéiwen. Et ass speziell beschäftegt mat der ëffentlecher Notzung vum Internet, déi verschidde Mëttele fir den Internet zouzegräifen, an d'Industrie wuessend Striktitéit vu Konformitéitsgesetzer.
Vill Dokumentmanagement Software Attributer wann Dir un d'Richtlinnen berécksiichtegt déi gefollegt ginn. Et kann Virdeeler fir d'Majoritéit vun de Geschäftsfirmen bréngen. D'DMS validéiert, vereinfacht a garantéiert d'Konformitéitsreglementer no dem Gesetz observéiert. Et mécht dat fir d'Entwécklung vun der Entreprise z'empfänken an ongewollt Resultater an onnéideg Sanktiounen ze vermeiden.
Dofir implementéiere vill Firmen eng digital Dokumentmanagementstrategie fir déi vill Reegelen a Reglementer op eng vereinfacht Manéier z'iwwerpréiwen a Feelerfräi, séier Konformitéitsprozesser ze garantéieren. Wéi och ëmmer, eng Adaptatioun vun engem DMS Verkeefer oder der Organisatioun déi de System implementéiert ass wesentlech fir d'Konformitéit ze garantéieren. Soss, einfach d'Fichier'en eropluede nodeems se se gescannt hunn, bestätegen nëmmen heiansdo d'Anhale vun de Richtlinnen.
2. Verhënnert Dateverletzungen
Dateleaks, besonnesch déi, déi vun den Aarbechter bannent der Entreprise gefouert ginn, ginn ëmmer méi dacks. Dës Fuite féieren zu de meeschte vun den internen Dateverletzungen déi hautdesdaags optrieden. Dofir, fir déi maximal Notzung vum Dokumentmanagement System d'Sécherheetsvirdeeler op interner Basis ze kontrolléieren, ass et entscheedend d'Verstäerkung vu enden Benotzerlizenzen am System ze berücksichtegen fir den Dateschutz ze bestätegen. Ausserdeem kënnen extern Auditeuren Organisatiounen penaliséieren fir e puer Mataarbechter Zougang zu spezifesche Dateien a Medien ze erlaben déi sensibel Inhalter enthalen.
Firmen mussen en DMS benotzen, deen d'Verletzungsempfindlech Aspekter vun der E-Mail duerch Bankgrad behandelt. Et sollt och SSL Verschlësselung hunn, wat allgemeng déi sécherst Method ass fir Dokumenter ze deelen.
3. Vereinfacht a beschleunegt d'Konformitéit.
Och wann Metadaten haaptsächlech op d'Erfaassung vum Inhalt a Sichmotoroptimiséierung an der digitaler Dokumentverwaltungssoftware bezéien, huet et och legal Uwendungen. Et hëlleft d'Informatioun iwwer juristesch Themen ze trennen. Esou Informatioune kënnen ëmmer vun der Verantwortlecher vun den Auditen erholl ginn, onofhängeg vun enger externer oder interner Basis.
Divisioun, Identifikatioun a Metatag Dokumenter fir Konformitéit si wesentlech well d'Metatags solle end sinn fir ze verfolgen. Ausserdeem enthält et korrekt Abbildunge vum Inhalt. Oder soss kann en Auditeur onverständlech Meta-Tagging betruechten als Effort fir E-Detektioun am Zesummenhang mat der Auditprozedur z'evitéieren.
4. Assuréiert Retentioun an Läschen Zäitplang
Digital Dokumentverwaltungsléisungen ginn wichteg fir Organisatiounen déi Suergen iwwer hir Dateien späicheren oder Retentiounspläng erfuerderen déi vill Zäit brauchen fir d'Konformitéit ze garantéieren. Esou Firmen halen normalerweis Dokumenter kierperlech a Späicherkëschten, Schränke oder Ordner, wat bal ëmmer dozou féiert, datt d'Dateie graduell ze spotten oder beschiedegen. Awer d'Ëmsetzung vun engem DMS ass déi bescht Léisung fir dës Geschäfter well et déi sécher Erhaalung vu Firmedateien fir eng laang Zäit garantéiert. Et hëlleft och fir d'Konformitéit z'erhalen an ze kontrolléieren.
D'Strengheet an de Wuesstum vun der Gesetzgebung a ville Industrien erhéijen den Taux vun Informatiounsverletzungen a Geschäftskonzerner. Et benotzt keng Inhaltsmanagement Kaderen an de vergaangene Joeren. Dokument Gestioun Software weist de Firmen wéi ëmmer méi legal Noutwendegkeete mat Vertrauen a Kompetenz erfëllt kënne ginn.
Conclusioun:
Wann Dir wëllt datt Är Organisatioun erfollegräich ass, betruecht déi lescht digital Dokumentmanagementstrategie an Är operationell Prozesser ze léieren. Et hëlleft Iech fir vital Geschäftsdokumenter ze späicheren, zréckzéien an ze verfolgen. Et deckt och legal Aspekter vun Ärem Geschäft betreffend d'Regelen a Reglementer déi scho fir all Entreprise spezifizéiert sinn.