Agli utenti piace vdr, l'archiviazione virtuale di informazioni su Internet, sono progettati per lo scambio sicuro di documenti, ad esempio durante le transazioni finanziarie. Questa tecnologia viene utilizzata da commercialisti, avvocati e altri professionisti che utilizzano strumenti di monitoraggio dei file. L'obiettivo è quello di garantire l'efficiente e regolare svolgimento dell'attività senza l'archiviazione di documenti cartacei. La capacità di tenere traccia delle informazioni business-critical viene mantenuta.
Cosa può essere utilizzato in un Vdr
L'uso più comune di una data room è per le transazioni tra due parti, una all'interno dell'azienda e l'altra all'esterno dell'azienda. Tali depositi contengono informazioni sensibili, la cui fuga diventa sensibile per i rappresentanti delle imprese. Ciò include i documenti finanziari necessari per scopi fiscali o legali. I segreti commerciali o il copyright devono essere preservati.
Nelle transazioni finanziarie, proteggere le sale dati virtuali perché le riunioni in locali reali si sono dimostrate improduttive. Tali posizioni sono state sostituite da un software appropriato, che può essere monitorato da qualsiasi parte del mondo. È adatto a diversi tipi di transazioni, che includono:
- due diligence in fusioni societarie;
- tracciamento di informazioni critiche;
- condurre IPO per valutare la trasparenza;
- raccogliere fondi dagli investitori;
- comunicare durante le partnership strategiche;
- gestione della proprietà intellettuale.
Possiamo elencare le professioni i cui rappresentanti utilizzano più spesso la data room virtuale. In cima alla lista ci sono i banchieri d'investimento che gestiscono le vendite per conto dei clienti (l'obiettivo è il marketing). Le informazioni di sintesi sull'azienda vengono mostrate senza problemi e tutti gli stakeholder sono coinvolti. Un audit trail viene utilizzato per tenere traccia degli accessi degli utenti.
Le seconde imprese interessate sono studi legali con avvocati. Durante il contenzioso penale e civile, sono in grado di comunicare con i clienti in quanto il rischio di fuga di informazioni riservate è ridotto al minimo. Nelle transazioni immobiliari viene controllata la chiarezza legale e anche le informazioni fiscali possono essere raccolte in modo sicuro.
Gli studi commercialisti non possono fare a meno di un software di virtual deal room quando preparano le dichiarazioni dei loro clienti da presentare al fisco e alle banche quando concedono prestiti. Fondazioni e società di venture capital per la creazione di canali di comunicazione sicuri con soggetti terzi. Proprietari di piccole imprese - per tenere traccia dell'accesso alla documentazione (limitato nel tempo se necessario). Aziende farmaceutiche e tecnologiche – per un uso sicuro dei documenti.
La massima protezione della proprietà intellettuale è assicurata con quanto segue:
- revisori;
- ragionieri;
- avvocati.
Rappresentanti di società minerarie ed energetiche – per la raccolta semplificata dei documenti. Questi ultimi sono gestiti in occasione di gare e audit ambientali.
Vantaggi dell'utilizzo di Vdr
Un deal desk ben progettato consente ai rappresentanti aziendali di apprezzare numerosi vantaggi. La più importante è la sicurezza, in quanto è necessario impedire la fuga di informazioni riservate. È garantito anche durante le transazioni che coinvolgono più parti. Cinque vantaggi possono essere valutati attraverso l'implementazione del software.
- Fornire agli utenti diversi livelli di sicurezza.
- Controllo di ogni file (sapendo chi lo ha visualizzato).
- Applicazione di restrizioni sulla visualizzazione, la modifica e la stampa.
- Monitoraggio degli accessi dei clienti.
- Inserimento di filigrane sui documenti visualizzati.
Quando si impostano le sale di vendita, è necessario scegliere un fornitore di software adatto. Oltre alla sicurezza, dovresti anche analizzare il controllo degli accessi ai documenti. Oltre alla sicurezza, viene analizzato il controllo degli accessi ai documenti. È auspicabile che i rappresentanti di o lavorino a tempo pieno.
Ci sono tre aree che vengono esaminate nella valutazione della sicurezza: dati, funzioni e sicurezza fisica. Innanzitutto, esiste una protezione standard contro virus e accessi non autorizzati da parte di truffatori. Nel secondo, viene prevenuta la perdita di dati dovuta a un errore umano. I punti di lavoro devono quindi essere ottimizzati. Le funzioni flessibili includono:
- complessità della ;
- tempo di scadenza;
- tempo di inattività;
- accesso limitato.
Nel terzo caso, la sicurezza è fornita dove i documenti cartacei vengono elaborati presso il centro di settore. Le misure includono accesso biometrico, protezione antincendio, ridondanza dei dati e backup. I punti importanti includono la continuità aziendale. Il controllo degli accessi è un'altra sfumatura importante che utilizza le impostazioni. Ad esempio, ogni utente potrà visualizzare un file.
Conviene consentire la stampa dopo il ? Lo decidi tu dal proprietario diretto del documento.
Quali conclusioni si possono trarre sulla virtual data room
Le attuali soluzioni di deal room virtuali sono utilizzate dalle aziende da oltre un decennio. Sono utilizzati a livello globale per transazioni in varie aree che comportano fusioni e acquisizioni. I documenti vengono raccolti e organizzati in modo assolutamente sicuro da impiegati di banca, avvocati, commercialisti e finanzieri. Gli utenti dovrebbero scegliere un software affidabile per le piccole, medie e grandi imprese.
Caratteristiche importanti includono la raccolta sicura e lo scambio di informazioni. Esiste un software separato utilizzato dalle aziende dell'industria farmaceutica. Un altro è per il settore legale e un terzo è se sono necessarie transazioni estere. Un altro criterio di selezione è la presenza a lungo termine sul mercato.