Il compito di un'efficiente strategia di gestione dei documenti è archiviare, recuperare, condividere, tracciare e smaltire correttamente importanti documenti aziendali che sono cruciali per le procedure operative dell'azienda. Ma un soluzione di gestione dei documenti fa molto di più che archiviare e gestire risorse e file multimediali. Contribuisce notevolmente alla supervisione dei processi normativi dell'organizzazione e alla semplificazione della conformità per l'azienda.
Le nuove norme e regolamenti sono numerose e la loro violazione può portare a conseguenze disastrose per l'organizzazione, l'ultima delle quali è una reputazione rovinata. È necessaria una strategia appropriata per assistere le aziende e rispettare le rigorose normative aziendali per evitare tali rischi. Il software di gestione dei documenti digitali può venire in tuo soccorso in quanto garantisce la conformità normativa della tua azienda. Ecco 4 modi in cui un DMS ti aiuta a mantenere la conformità normativa:
1. Aiuta a raggiungere gli obiettivi di conformità
Fin dalla fase iniziale, la conformità e gli obblighi normativi aziendali sono aree particolarmente difficili da approfondire. Si occupa in particolare dell'uso pubblico di Internet, dei vari mezzi di accesso a Internet e del crescente rigore delle leggi sulla conformità del settore.
Numerosi attributi del software di gestione dei documenti rispetto alle linee guida seguite. Può portare benefici alla maggior parte delle società commerciali. Il DMS convalida, semplifica e garantisce il rispetto delle norme di conformità secondo la legge. Lo fa per favorire lo sviluppo dell'impresa ed evitare esiti indesiderati e sanzioni inutili.
Questo è il motivo per cui molte aziende implementano una strategia di gestione dei documenti digitali per esaminare le norme e i regolamenti in abbondanza in modo semplificato e garantire processi di conformità rapidi e privi di errori. Tuttavia, un adattamento da parte di un fornitore DMS o dell'organizzazione che implementa il sistema è essenziale per garantire la conformità. In caso contrario, il semplice caricamento dei file dopo averli scansionati confermerà solo a volte l'aderenza alle linee guida.
2. Previene le violazioni dei dati
Le fughe di dati, in particolare quelle condotte dai lavoratori all'interno dell'azienda, stanno diventando sempre più frequenti. Queste perdite portano alla maggior parte delle violazioni interne dei dati che si verificano al giorno d'oggi. Pertanto, per verificare l'utilizzo massimo dei vantaggi in termini di sicurezza del sistema di gestione dei documenti su base interna, è fondamentale considerare il rafforzamento di licenze utente adeguate all'interno del sistema per confermare la protezione dei dati. Inoltre, i revisori esterni possono penalizzare le organizzazioni per aver consentito ad alcuni dipendenti di accedere a file e i specifici contenenti contenuti sensibili.
Le aziende devono utilizzare un DMS che gestisca gli aspetti suscettibili di violazione della posta elettronica attraverso il livello bancario. Dovrebbe anche avere la crittografia SSL che è generalmente il metodo più sicuro per condividere documenti.
3. Semplifica e accelera la conformità.
Anche se i metadati si riferiscono principalmente al recupero di contenuti e all'ottimizzazione dei motori di ricerca nel software di gestione dei documenti digitali, hanno anche applicazioni legali. Aiuta a separare le informazioni su questioni legali. Tali informazioni sono sempre recuperabili dal responsabile delle verifiche, indipendentemente dal fatto che su base esterna o interna.
Dividere, identificare e metatag i documenti per la conformità sono essenziali in quanto i metatag dovrebbero essere adatti per il tracciamento. Inoltre, comprende rappresentazioni accurate del contenuto. Oppure, un revisore potrebbe considerare irragionevole il meta-tagging come un tentativo di eludere il rilevamento elettronico relativo alla procedura di auditing.
4. Garantisce i programmi di conservazione e cancellazione
Le soluzioni di gestione dei documenti digitali stanno diventando importanti per le organizzazioni preoccupate per l'archiviazione dei propri file o che richiedono programmi di conservazione che richiedono molto tempo per garantire la conformità. Tali aziende di solito conservano fisicamente i documenti in scatole di immagazzinaggio, armadi o cartelle, il che porta quasi sempre a individuare o danneggiare gradualmente i file. Ma l'implementazione di un DMS è la soluzione migliore per queste aziende in quanto garantisce la conservazione sicura dei file aziendali per un lungo periodo. Aiuta anche a mantenere e controllare la conformità.
La severità e la crescita della legislazione in molti settori aumentano il tasso di violazioni delle informazioni nelle società commerciali. Non utilizza framework di gestione dei contenuti negli anni ati. Il software di gestione dei documenti mostra alle aziende come le crescenti necessità legali potrebbero essere soddisfatte con sicurezza e competenza.
Conclusione:
Se desideri che la tua organizzazione abbia successo, valuta la possibilità di insegnare la più recente strategia di gestione dei documenti digitali nei tuoi processi operativi. Ti aiuta a memorizzare, recuperare e tenere traccia di documenti aziendali vitali. Copre anche gli aspetti legali della tua attività relativi alle norme e ai regolamenti già specificati per ciascuna impresa.