Nella forza lavoro sempre più competitiva di oggi, è importante che i team siano il più produttivi possibile. La produttività è il risultato di molte cose come responsabilità, ambiente di lavoro, sviluppo della leadership, e le relazioni con i dipendenti. Un modo per aumentare la produttività è attraverso l'uso della tecnologia.
Ci sono molti modi sorprendenti in cui la tecnologia viene utilizzata nella forza lavoro per aumentare la produttività dei dipendenti e migliorare la produzione aziendale. La tecnologia può aiutare a ridurre al minimo le inefficienze e consentire un migliore coordinamento tra i membri del team. Questo articolo esplorerà come migliorare l'efficienza dei tuoi team con gli strumenti giusti può portare a un maggiore successo.
Automatizza e sistematizza flussi di lavoro e processi
La tecnologia può aiutare i team a risparmiare tempo, migliorare la qualità del lavoro e aumentare la produttività automatizzando determinati processi. La creazione di un processo automatizzato aiuta i dipendenti a disporre di un flusso di lavoro più efficiente perché è coerente ogni volta che viene eseguita l'attività. Ad esempio, supponiamo che un dipendente debba creare fogli di calcolo su base coerente per ogni cliente che serve. Questo richiederebbe molto tempo e sarebbe manuale. La creazione di un processo automatizzato per creare questi fogli di calcolo aiuterà a migliorare la produttività perché la stessa attività viene eseguita ogni volta, con meno sforzo da parte del dipendente.
Un altro modo in cui la tecnologia può automatizzare flussi di lavoro e processi è attraverso la sistematizzazione di alcuni aspetti di un processo aziendale. Ad esempio, esistono programmi software che consentono ai dipendenti di ordinare forniture per ufficio. Questo aiuta i dipendenti a concentrarsi su altre aree del loro lavoro, piuttosto che are il tempo a ordinare forniture per ufficio.
Facilita la comunicazione
Avere gli strumenti tecnologici giusti al lavoro può rendere la comunicazione con i membri del team molto più semplice ed efficiente. Esistono molti strumenti tecnologici diversi che consentono ai dipendenti di comunicare meglio tra loro. Un esempio sono i programmi software di messaggistica istantanea.
Poiché la messaggistica istantanea è così facile da usare, i membri del team sono in grado di comunicare tra loro più spesso e in tempo reale. Esistono anche molti programmi software collaborativi che consentono ai dipendenti di lavorare insieme su progetti contemporaneamente. Ciò consente ai dipendenti che possono trovarsi in tutto il mondo l'uno dall'altro di avere ancora un senso di cameratismo perché stanno lavorando insieme allo stesso progetto. Questi strumenti tecnologici consentono ai dipendenti di comunicare di più, il che porta ad avere un migliore senso della cultura aziendale e un maggiore lavoro di squadra.
Consente una pianificazione più strategica e una gestione del tempo
Quando un team dispone degli strumenti tecnologici giusti, è in grado di pianificare e organizzare il proprio lavoro in modo più strategico. Un modo per farlo è impostare un sistema di gestione del flusso di lavoro per creare un team produttivo ed efficiente. Questo sistema specifico consentirà ai dipendenti di avere un'idea migliore di quanto tempo richiedono le attività e quando devono essere completate. I dipendenti possono guardare il loro sistema di gestione del flusso di lavoro ogni volta che vogliono e sapere esattamente cosa deve essere fatto. Il lavoro non viene gettato in una grande pila di compiti, i dipendenti hanno un chiaro senso dell'orientamento e non si sentono sopraffatti.
Un altro strumento tecnologico efficace che aiuta i team a pianificare iniziative strategiche è il software di gestione dei progetti. Ciò consente ai dipendenti di collaborare ai progetti, comunicare efficacemente tra loro e completare le attività in modo efficiente. Questi programmi software aiutano a tenere traccia di più progetti e in che modo ciascun membro del team contribuisce all'intera iniziativa.
Aiuti nella tenuta dei registri e nell'organizzazione dei dati
La tecnologia può anche aumentare la produttività del team aiutando i dipendenti a migliorare capacità organizzative. Uno strumento tecnologico pratico che aiuta i team a organizzare la tenuta dei registri è un sistema di gestione dei documenti. Ogni informazione relativa a clienti, progetti e altre attività è archiviata in questo sistema. I dipendenti possono accedere al sistema di gestione dei documenti da un computer o da un dispositivo mobile, ovunque e in qualsiasi momento. Ciò consente ai dipendenti di avere tutte le informazioni sui clienti organizzate in un unico posto in modo che possano accedervi facilmente quando necessario.
Lo stesso vale per l'organizzazione dei dati. Esistono molti programmi software che aiutano i dipendenti a organizzare i propri dati. Ciò significa che invece di avere molti fogli di calcolo ovunque con informazioni diverse, i dipendenti hanno un foglio di calcolo a cui possono accedere da qualsiasi luogo. Questo sistema consentirà ai dipendenti di organizzare tutto il loro lavoro, rendendolo più efficiente e più facile da trovare.
Un altro modo in cui la tecnologia può aiutare i team a mantenere una migliore organizzazione è attraverso strumenti di tracciamento dei dati. Questi programmi software specifici consentono ai dipendenti di tenere traccia dei momenti più produttivi della giornata per completare determinate attività, il che li aiuta ad avere un'idea migliore del loro livello di produttività durante la settimana.
Semplifica la definizione e il raggiungimento degli obiettivi
Con tutta questa tecnologia, potrebbe sembrare impossibile mettere tutti sulla stessa pagina. Fortunatamente, esistono strumenti tecnologici che semplificano la definizione degli obiettivi per i team. Innanzitutto, esistono programmi software di gestione dei progetti che consentono ai dipendenti di impostare i propri obiettivi di produttività personali. Ciò significa che invece di avere una persona specifica che completa le attività per un intero team, ogni singolo membro del team ha il proprio elenco di attività. Con questo sistema, ognuno può essere responsabile del completamento delle proprie attività in modo da sapere esattamente cosa deve essere fatto e quanto tempo impiegherà.
Un altro modo in cui la tecnologia può fissare gli obiettivi del team è attraverso i sistemi di gestione del lavoro automatizzati. Questi programmi software specifici consentono ai dipendenti di gestire il proprio tempo in modo più efficace vedendo in quali ore del giorno sono più produttivi. Ciò è vantaggioso perché i dipendenti possono iniziare a pianificare riunioni chiave o chiamate importanti durante le ore più produttive per garantire che le cose vengano fatte in modo tempestivo.
Facilita l'istruzione e la formazione continua
Infine, la tecnologia può aumentare la produttività del team facilitando l'istruzione e la formazione continua. Un esempio pratico è attraverso strumenti di web conferencing. Questo software specifico consente ai dipendenti di partecipare a qualsiasi riunione online di cui hanno bisogno senza essere fisicamente presenti, il che lo rende particolarmente utile per i lavoratori remoti o per coloro che viaggiano abbastanza frequentemente.
Oltre a web conferencing, un altro strumento tecnologico che aiuta con la formazione continua sono i moduli di formazione online. Questo specifico programma software consente ai dipendenti di accedere comodamente a qualsiasi tipo di formazione di cui hanno bisogno comodamente dal proprio computer. Ciò garantirebbe a tutti di essere aggiornati con tutte le informazioni relative al proprio campo.
La tecnologia può essere utilizzata in molti modi per aumentare la produttività del team. Assicurati che la tua azienda utilizzi gli strumenti giusti per te e non solo perché sono popolari o nuovi.