Il Portable Document Format (PDF) è una popolare convenzione di salvataggio dei file perché è "non modificabile", garantendo che i file conservino il loro formato su più dispositivi e software di visualizzazione. Tuttavia, diverse situazioni richiedono la conversione di documenti da questo formato immutabile a uno modificabile.
Una conversione popolare è da PDF a Excel, che è essenziale, soprattutto per i file PDF che contengono dati tabulati. Microsoft Excel è lo strumento di archiviazione e analisi dei dati de facto, che vanta oltre 750 milioni utenti. Anche la sua alternativa più recente, Fogli Google, una parte di G Suite di Google, è popolare, con una base di utenti di quasi 2 miliardi. Con questo in mente, di seguito sono riportati suggerimenti utili che vorresti rimboccarti le maniche la prossima volta che convertirai PDF in Excel.
Ottieni un convertitore robusto.
Il primo o per la conversione PDF a Excel sta ottenendo un editor robusto. Ridigitare i dati da un documento PDF in un foglio di calcolo può essere fattibile solo se il file è piccolo. Qualsiasi cosa su più di una pagina sarà troppo faticosa e richiederà tempo.
Un'altra opzione manuale consiste nel copiare e incollare i dati dal file PDF nel foglio Excel. È altrettanto arduo, inoltre rischi di distorcere le voci e disorganizzare i dati, rendendoli difficili da interpretare e analizzare.
Convertitori PDF
L'opzione più garantita è utilizzare un convertitore PDF. Puoi scaricare un convertitore e installarlo sul tuo PC. Fai solo attenzione a ottenere il convertitore da uno sviluppatore affidabile per eliminare il rischio di infettare il tuo computer con virus. Per sapere se un contiene un virus:
- Fai attenzione ai falsi positivi degli scanner antivirus, in cui etichettano un file come virus, anche quando non rappresenta una minaccia.
- Carica il file controverso sui servizi di scansione antivirus online per confermarne l'integrità
- Leggi le recensioni disponibili per vedere cosa dicono gli altri utenti su questo .
- Presta attenzione ai sintomi tipici dei virus come arresti anomali della schermata blu, ritardi inspiegabili o processi e applicazioni sconosciuti.
L'opzione in linea
Un'altra alternativa è un convertitore online da PDF a Excel, che elimina la necessità di . Inoltre, i convertitori online sono rapidamente accessibili, riducendo il tempo di conversione da PDF a Excel a pochi minuti. Inoltre, molti provider offrono questi convertitori gratuitamente, soprattutto se stai convertendo solo poche pagine o un file di piccole dimensioni. Potresti voler confrontare le dimensioni del tuo file con i limiti e vedere se puoi utilizzare le versioni gratuite.
Se le tue esigenze di conversione sono pesanti, supponi di voler convertire regolarmente centinaia di pagine, potresti voler acquistare una licenza a vita o abbonarti per un mese o due per un accesso illimitato. 74% degli sviluppatori di software utilizza modelli di abbonamento, mentre il 65% utilizza licenze perpetue.
Quindi, le due opzioni dovrebbero essere accessibili per il tuo convertitore preferito da PDF a Excel. Guardati intorno per un affare conveniente per tenere sotto controllo le tue spese per il software.
- Usa l'opzione di conversione automatica.
Se il tuo documento PDF comprende solo tabelle di dati, la tua migliore opzione è la conversione automatica. Sebbene le procedure esatte variano da un software all'altro, i aggi di base prevedono il caricamento del file PDF dal computer o il trascinamento in un vassoio designato sul sito e la scelta dell'opzione di conversione. L'intero documento verrà trasformato in un foglio di calcolo, dopodiché potrai salvare il file Excel nella tua posizione preferita. È anche un'opzione eccellente se i layout delle tabelle non sono complicati, forse una semplice combinazione di colonne e righe.
- Usa le funzionalità personalizzate da PDF a Excel.
Alcuni file PDF non sono semplici. Alcuni possono comprendere grafici, testi scritti e grafici sopra le tabelle di dati. Non vale la pena correggere tutti questi elementi in un foglio di calcolo, poiché l'aspetto finale non sarà attraente. Inoltre, non è logico avere lunghe sezioni di testo scritto e immagini in un file Excel, dato che il software non è progettato per elaborare tali dati. Esistono strumenti migliori per testi e immagini, come i word processor. Excel è più adatto per le tabelle. Pertanto, potresti voler estrarre solo quelle sezioni contenenti tabelle e convertirle in Excel invece di convertire l'intero file.
Un'opzione consiste nell'integrare la funzione di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) negli editor PDF. La tecnologia risale a 1974 quando Ray Kurzweil ha inventato un dispositivo di apprendimento automatico per leggere ad alta voce testo stampato per non vedenti. È un'opzione eccellente per documenti scansionati, PDF di sole immagini, pagine scritte a mano o immagini della fotocamera. Fondamentalmente, si utilizza il cursore per disegnare un rettangolo sull'area con la tabella. L'OCR estrae i dati e li organizza in righe e tabelle simili alla tabella originale.
Un altro approccio è dividere il file PDF in singole pagine e quindi selezionare manualmente quelle che devono essere convertite. Funziona per documenti PDF con dati tabulati su pagine specifiche.
- Usa i modelli di conversione
I modelli di conversione sono un modo rapido per trasformare i file PDF in formato Excel. Supponiamo di ricevere dozzine di ricevute o fatture ogni giorno e di trasformarle in fogli di calcolo per ulteriori analisi computazionali. In tal caso, sarebbe frenetico specificare i dettagli più fini dell'output desiderato con ogni conversione. In genere devi determinare dove devono essere inseriti i bordi, quali celle unire e simili.
La tua strategia vincente, in questo caso, è salvare le tue preferenze come modello. La prossima volta che lavorerai su un file PDF simile, dovrai solo scegliere il modello corrispondente e la tua tabella si adatterà alle impostazioni salvate.
- Anteprima
La maggior parte dei convertitori da PDF a Excel viene fornita con la funzione di anteprima. Ti aiuta a vedere l'output finale prima di iniziare la conversione. Se qualcosa vi sembra che non vada, magari un borderline inserito dove non dovrebbe essere, potete correggerlo immediatamente. Inoltre, puoi modificare le voci se non sono state acquisite in modo appropriato. Gli OCR sono generalmente accurati ma possono perdere alcuni dettagli se il file PDF non è perfettamente leggibile.
Conclusione
La conversione di file PDF in Excel è piuttosto semplice se si dispone di uno strumento adatto. Dalla discussione, è evidente che un semplice convertitore da PDF a Excel non sarà sufficiente. Hai bisogno di un editor con un'ampia gamma di funzionalità per soddisfare le diverse particolarità dei file PDF e dei layout delle tabelle. Quindi, stai meglio con un editor PDF ricco di funzionalità. Inizia ora il tuo processo di selezione e porta la tua abilità nella gestione dei documenti al livello successivo.