Alors que ce ralentissement économique continue de faire des ravages dans les entreprises du monde entier, un nombre croissant de professionnels sont invités à faire plus avec moins. Cela signifie que les entreprises se tournent vers leurs employés pour une plus grande contribution à la fois en qualité et en quantité. Heureusement, la technologie permet plus facilement que jamais aux travailleurs d'en faire plus en moins de temps. Voici quelques solutions technologiques qui peuvent être utilisées pour créer un environnement de travail plus efficace et productif.
1.) BYOD - Apportez votre propre appareil
Selon le rapport 2010 de Cisco Connected World Technology, 85 % des employeurs autorisent actuellement leurs employés à utiliser des smartphones, des tablettes, des ordinateurs portables ou d'autres appareils personnels à des fins personnelles et professionnelles pendant le travail. Lorsqu'elle est utilisée correctement, cette pratique peut aider à augmenter la productivité en donnant aux employés plus de flexibilité pour travailler de pratiquement n'importe où et à tout moment. De plus, la prolifération des services cloud fait de cette stratégie l'un des moyens les plus rentables d'augmenter la production globale. En conséquence, de plus en plus d'entreprises font du BYOD une réalité.
2.) Outils de communication
Un environnement de travail plus efficace et productif peut être créé lorsque les outils de communication sont utilisés correctement. Par exemple, si tout le monde dans un bureau utilisait des programmes de messagerie instantanée tels que Skype et Google Chat, ils pourraient communiquer rapidement et facilement entre eux.
Les employés peuvent laisser des notifications lorsqu'ils partent en pause afin que personne ne prenne leur place et qu'ils puissent travailler pendant l'absence de la personne. La communication écrite est également importante. L'utilisation d'outils pour communiquer sous forme écrite permet à l'écrivain de prendre son temps et d'écrire ses pensées en détail, en s'assurant qu'elles sont exactes et bien pensées.
Le récepteur a également l'avantage de recevoir ces informations plus tard, ce qui lui permet de digérer ce qu'il est sur le point de lire sans avoir l'impression qu'il devrait être sous pression lors d'une conversation. De plus, des outils de communication comme les sondages sur l'engagement des employés peuvent être utilisés pour écoutez vos employés et de fournir des commentaires et des suggestions immédiats sur le déroulement d'un projet. C'est pourquoi de nombreux propriétaires d'entreprise utilisent cet outil de communication et d'autres similaires.
3.) CRM - Gestion de la relation client
A gestion de la relation client (CRM) permet aux utilisateurs de mieux suivre et gérer l'activité des clients sur plusieurs canaux tels que le téléphone, le courrier électronique et les réseaux sociaux. Ces systèmes sont conçus pour aider les entreprises à tout suivre, depuis les efforts de sensibilisation initiaux jusqu'à la transaction finale afin de mieux servir les clients tout en augmentant les taux de réponse en cours de route. Utilisé par près de la moitié de toutes les entreprises américaines, Logiciel de gestion des clients peut également aider les employés à travailler plus efficacement en rationalisant la communication tout en encourageant la collaboration entre collègues.
4.) Partage de fichiers
Dans notre environnement moderne, les employés ont tendance à disposer de nombreux outils technologiques différents. En plus d'un ordinateur de bureau ou portable, ils peuvent disposer d'une tablette ou d'un téléphone avec lesquels ils écoutent de la musique et regardent des films pendant leurs trajets en métro ou pendant leur pause déjeuner. Alors que de plus en plus d'entreprises autorisent le partage de fichiers sur le lieu de travail, il est devenu de plus en plus pratique pour les employés d'écouter leur musique préférée ou de regarder leurs films préférés.
Le partage de fichiers, pour ainsi dire, est le partage de fichiers – le plus souvent audio et vidéo – sur un réseau. Le fichier peut être enregistré sur l'ordinateur d'un autre utilisateur (ou vice versa), mais il existe toujours sous la forme d'un seul fichier. Il ne peut pas être lu directement à partir des ordinateurs comme un fichier MP3. Au lieu de cela, le fichier est accessible (ou diffusé) sur le réseau via un serveur de diffusion en continu.
Cette technologie fournit une méthode efficace pour dre des fichiers volumineux tels que des vidéos ou des enregistrements à des messages électroniques, car de nombreux fournisseurs de messagerie proposent désormais des clients de messagerie Web dotés de lecteurs multimédias intégrés. Les entreprises constatent que cette pratique augmente les niveaux de productivité.
5.) Réunions virtuelles
Réunions virtuelles deviennent très populaires à mesure que les entreprises et la main-d'œuvre se développent. Les réunions virtuelles (telles que celles sur Skype ou Google Hangout) permettent non seulement des conférences téléphoniques plus faciles, mais permettent également aux participants de se voir réellement pendant la réunion. Cela contribue à favoriser un meilleur environnement de travail grâce à l'utilisation de la communication non verbale, comme les expressions faciales et les mouvements du corps. Cela garantit également que tout le monde prête attention et écoute les détails de la conversation, car cela permet des aides visuelles telles que présentations de réunion créatives et des feuilles de calcul à afficher sur un écran séparé, visible par tous les participants.
Les entreprises utilisent désormais les réunions virtuelles comme une option viable à la place des réunions en face-à-face ou des conférences téléphoniques ; cela permet des réunions meilleures et plus productives avec un temps d'arrêt minimal.
Les réunions virtuelles peuvent être utilisées dans une multitude d'industries, telles que l'industrie technologique, pour organiser des conférences téléphoniques ou des réunions qui n'étaient auparavant disponibles qu'en personne en raison des contraintes de temps et de la multiplicité des participants. Il est également populaire dans le secteur des services où les entreprises et les employés ne sont pas situés à proximité les uns des autres, ce qui leur permet de se réunir aussi efficacement que si tout le monde était dans la même pièce.
6.) Modalités de travail flexibles
Les employés trouvent plus de flexibilité dans leur façon de travailler, en choisissant quand et pendant combien de temps. En conséquence, les employés ont tendance à être plus productifs que dans les environnements de bureau traditionnels.
Ces arrangements flexibles peuvent inclure le télétravail au moins un jour par semaine ; travailler à domicile certains jours; prendre congé pendant la journée de travail pour faire du bénévolat à l'école d'un enfant; partir tôt le vendredi pour assister à un match de la Petite Ligue et prendre des pauses déjeuner plus longues.
Comme indiqué dans un article de la Wharton School, « Si vous avez besoin d'un cours de recyclage sur la façon de travailler intelligemment pendant la journée, des horaires flexibles peuvent être votre ticket. Les employés qui pensent avoir une certaine latitude sur leurs heures de travail sont plus productifs que ceux qui n'ont pas cette flexibilité, selon une étude récente du Journal of Applied Psychology. Ceux qui profitent de pratiques d'horaires flexibles ont tendance à être plus satisfaits de leur travail.
Ces pratiques adoptées par les entreprises augmentent la productivité car les employés ne perdent pas leur concentration lorsqu'ils pensent à leurs autres responsabilités. Au lieu de cela, ce système les encourage à se concentrer davantage sur les tâches à accomplir.
7.) Outils collaboratifs
Les outils collaboratifs consistent à travailler ensemble. La collaboration est un concept simple, mais il peut être difficile à bien mettre en œuvre. Les employés d'aujourd'hui veulent des solutions de collaboration efficaces qui fonctionneraient n'importe où et n'importe quand, afin qu'ils puissent mieux faire leur travail. À l'aide d'outils collaboratifs, les entreprises sont en mesure de réduire leurs coûts en améliorant la communication interne et en facilitant la coordination et la surveillance, ce qui à son tour crée un environnement de travail plus efficace et plus productif.
Il existe plusieurs outils qui relèvent de la collaboration. Les plus courants incluent :
-Systèmes de gestion des flux de travail : Ces solutions aident à automatiser et à gérer les processus opérationnels dans tous les départements ou unités commerciales, afin que les employés puissent er moins de temps sur des tâches relativement mineures et plus sur des travaux plus importants pour l'entreprise.
-Réseaux sociaux d'entreprise : Les entreprises utilisent désormais les réseaux sociaux d'entreprise comme une plate-forme unique pour partager et collaborer avec des collègues et des clients, des partenaires commerciaux externes et même des fournisseurs. Ces outils permettent aux employés de communiquer comme jamais auparavant. Ils aident également les entreprises à conserver tout leur contenu au même endroit, ce qui facilite leur recherche et leur partage.
-Outils de conférence Web : Ces outils aident les employés à se réunir pour des réunions, des présentations ou des sessions de formation, afin qu'ils puissent parler face à face, où qu'ils se trouvent dans le monde. La plupart des outils de conférence Web permettent aux participants de partager des écrans et de collaborer sur des documents en temps réel.
-Outils de collaboration de données : Les exemples incluent les feuilles de calcul Google et Dropbox. Ces solutions tiennent à jour tous ceux qui travaillent sur un projet ou un fichier, où qu'ils se trouvent dans le monde.
Comme décrit ci-dessus, les entreprises utilisent ces outils technologiques pour augmenter leur productivité. À mesure que notre façon de travailler évolue, de plus en plus d'entreprises adoptent ces solutions pour répondre aux besoins de leurs employés.