La tâche d'une stratégie de gestion de documents efficace consiste à stocker, récupérer, partager, suivre et éliminer correctement les documents d'entreprise importants qui sont cruciaux pour les procédures opérationnelles de l'entreprise. Mais un solution de gestion de documents fait plus que simplement stocker et gérer des ressources multimédias et des fichiers. Il contribue grandement à superviser les processus réglementaires de l'organisation et à simplifier la conformité pour l'entreprise.
Les nouvelles règles et réglementations sont nombreuses et leur violation peut entraîner des conséquences désastreuses pour l'organisation, dont la moindre est une réputation ruinée. Une stratégie appropriée est nécessaire pour aider les entreprises et respecter les réglementations commerciales strictes afin d'éviter de tels risques. Un logiciel de gestion de documents numériques peut venir à votre secours car il garantit le respect de la réglementation de votre entreprise. Voici 4 façons dont un DMS vous aide à maintenir la conformité réglementaire :
1. Aide à atteindre les objectifs de conformité
Dès le début, la conformité et les obligations réglementaires des entreprises sont des domaines particulièrement difficiles à approfondir. Il s'intéresse spécifiquement à l'utilisation publique d'Internet, aux différents moyens d'accès à Internet et à la sévérité croissante des lois de conformité de l'industrie.
De nombreux attributs de logiciels de gestion de documents par rapport aux directives suivies. Il peut apporter des avantages à la majorité des sociétés commerciales. Le DMS valide, simplifie et s'assure que les réglementations de conformité sont respectées conformément à la loi. Il le fait pour s'adapter au développement de l'entreprise et éviter des résultats indésirables et des pénalités inutiles.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises mettent en œuvre une stratégie de gestion des documents numériques pour examiner de manière simplifiée les nombreuses règles et réglementations et garantir des processus de conformité rapides et sans erreur. Cependant, une adaptation d'un fournisseur de DMS ou de l'organisation mettant en œuvre le système est essentielle pour garantir la conformité. Sinon, le simple fait de télécharger les fichiers après les avoir numérisés ne confirmera que parfois le respect des directives.
2. Empêche les violations de données
Les fuites de données, en particulier celles menées par les travailleurs au sein de l'entreprise, sont de plus en plus fréquentes. Ces fuites sont à l'origine de la plupart des violations de données internes qui se produisent de nos jours. Par conséquent, pour vérifier l'utilisation maximale des avantages de sécurité du système de gestion de documents sur une base interne, il est crucial d'envisager le renforcement des licences d'utilisation appropriées au sein du système pour confirmer la protection des données. De plus, les auditeurs externes peuvent pénaliser les organisations pour avoir permis à certains employés d'accéder à des fichiers et s spécifiques contenant du contenu sensible.
Les entreprises doivent utiliser un DMS qui gère les aspects sensibles des e-mails via la qualité bancaire. Il devrait également avoir un cryptage SSL qui est généralement la méthode la plus sécurisée pour partager des documents.
3. Simplifie et accélère la conformité.
Même si les métadonnées concernent principalement la récupération de contenu et l'optimisation des moteurs de recherche dans les logiciels de gestion de documents numériques, elles ont également des applications juridiques. Il aide à séparer les informations sur les questions juridiques. Ces informations sont toujours récupérables par la personne en charge des audits, que ce soit sur un fondement externe ou interne.
Les documents de division, d'identification et de métabalise pour la conformité sont essentiels car les métabalises doivent être aptes au suivi. De plus, il comprend des représentations précises du contenu. Ou bien, un auditeur pourrait considérer le méta-étiquetage déraisonnable comme un effort pour échapper à la détection électronique liée à la procédure d'audit.
4. Assure les calendriers de conservation et de suppression
Les solutions de gestion numérique des documents deviennent importantes pour les organisations soucieuses de stocker leurs fichiers ou d'exiger des calendriers de conservation qui nécessitent beaucoup de temps pour garantir la conformité. Ces entreprises conservent généralement les documents physiquement dans des boîtes de stockage, des armoires ou des dossiers, ce qui conduit presque toujours à repérer ou à endommager progressivement les fichiers. Mais la mise en place d'un DMS est la meilleure solution pour ces entreprises car elle garantit la conservation en toute sécurité des fichiers de l'entreprise pendant une longue période. Il aide également à maintenir et à vérifier la conformité.
La rigueur et la croissance de la législation dans de nombreuses industries augmentent le taux de violations de l'information dans les sociétés commerciales. Il n'utilise pas les cadres de gestion de contenu des années ées. Un logiciel de gestion de documents montre aux entreprises comment les exigences légales croissantes peuvent être remplies avec confiance et compétence.
Conclusion:
Si vous souhaitez que votre organisation réussisse, envisagez d'intégrer la dernière stratégie de gestion numérique des documents dans vos processus opérationnels. Il vous aide à stocker, récupérer et suivre les documents commerciaux vitaux. Il couvre également les aspects juridiques de votre entreprise relatifs aux règles et réglementations déjà spécifiées pour chaque entreprise.