s como vdr, el almacenamiento virtual de información en Internet, están diseñados para el intercambio seguro de documentos, por ejemplo, durante transacciones financieras. Esta tecnología es utilizada por contadores, abogados y otros profesionales que usan herramientas de monitoreo de archivos. El objetivo es garantizar el funcionamiento eficiente y fluido del negocio sin almacenar documentos en papel. Se conserva la capacidad de realizar un seguimiento de la información crítica para el negocio.
Qué se puede usar en un Vdr
El uso más común de una sala de datos es para transacciones entre dos partes, una dentro de la empresa y otra fuera de la empresa. Dichas bóvedas contienen información confidencial, cuya fuga se vuelve confidencial para los representantes comerciales. Esto incluye los registros financieros necesarios para fines fiscales o legales. Se deben preservar los secretos comerciales o los derechos de autor.
En las transacciones financieras, las salas de datos virtuales seguras porque las reuniones en locales reales han demostrado ser improductivas. Dichos lugares han sido reemplazados por software apropiado, que se puede monitorear desde cualquier parte del mundo. Es adecuado para varios tipos de transacciones, que incluyen:
- due diligence en fusiones de empresas;
- seguimiento de información crítica;
- realizar una oferta pública inicial para evaluar la transparencia;
- recaudar dinero de los inversores;
- comunicarse durante las asociaciones estratégicas;
- gestión de la propiedad intelectual.
Podemos enumerar las profesiones cuyos representantes utilizan con mayor frecuencia la sala de datos virtual. En la parte superior de la lista están los banqueros de inversión que gestionan las ventas en nombre de los clientes (el objetivo es el marketing). La información resumida sobre la empresa se muestra sin ningún problema y todas las partes interesadas están involucradas. Se utiliza un registro de auditoría para rastrear los inicios de sesión de los s.
Las segundas empresas interesadas son los bufetes de abogados con abogados. Durante los litigios penales y civiles, pueden comunicarse con los clientes ya que se minimiza el riesgo de fuga de información confidencial. En las transacciones inmobiliarias se comprueba la claridad jurídica y también se puede recopilar información fiscal de forma segura.
Las empresas de contabilidad no pueden prescindir del software de sala de operaciones virtual cuando preparan las declaraciones de sus clientes para enviarlas a las autoridades fiscales y los bancos cuando otorgan préstamos. Fundaciones y sociedades de capital riesgo para la creación de canales de comunicación seguros con terceros. Propietarios de pequeñas empresas: para rastrear el a la documentación (con límite de tiempo si es necesario). Empresas farmacéuticas y tecnológicas: para un uso seguro de los documentos.
La máxima protección de la propiedad intelectual se garantiza con lo siguiente:
- auditores;
- contables;
- abogados
Representantes de empresas mineras y energéticas – para el cobro simplificado de documentos. Estos últimos se gestionan en jornadas de licitación y auditorías ambientales.
Ventajas de usar Vdr
Una mesa de negociaciones bien diseñada permite a los representantes comerciales apreciar varios beneficios. El más importante es la seguridad, ya que se debe evitar que se filtre información confidencial. Se garantiza incluso durante transacciones que involucran a varias partes. Se pueden evaluar cinco beneficios a través de la implementación del software.
- Proporcionar a los s diferentes niveles de seguridad.
- Controlar cada archivo (saber quién lo vio).
- Hacer cumplir las restricciones de visualización, modificación e impresión.
- Seguimiento de inicios de sesión de clientes.
- Colocación de marcas de agua en los documentos visualizados.
Al configurar salas de venta, se debe elegir un proveedor de software adecuado. Además de la seguridad, también debes analizar el control de a los documentos. Además de la seguridad, se analiza el control de a los documentos. Es deseable tener representantes de apoyo que trabajen a tiempo completo.
Hay tres áreas que se examinan en la evaluación de la seguridad: datos, funciones y seguridad física. En primer lugar, existe una protección estándar contra virus y no autorizado por parte de estafadores. En el segundo, se evita la fuga de datos por error humano. Por lo tanto, los puntos de trabajo deben optimizarse. Las funciones flexibles incluyen:
- complejidad de la contraseña;
- tiempo de expiración;
- tiempo de inactividad;
- limitado.
En el tercer caso, se brinda seguridad cuando los documentos en papel se procesan en el centro del sector. Las medidas incluyen biométrico, protección contra incendios, redundancia de datos y respaldo. Los puntos importantes incluyen la continuidad del negocio. El control de es otro matiz importante que hace uso de la configuración. Por ejemplo, cada podrá ver un archivo.
¿Debe permitir la impresión después de la descarga? Esto lo decide el propietario directo del documento.
¿Qué conclusiones se pueden hacer sobre la sala de datos virtual?
Las empresas han utilizado las soluciones de salas de negociaciones virtuales actuales durante más de una década. Se utilizan globalmente para transacciones en diversas áreas que implican fusiones y adquisiciones. Los empleados bancarios, abogados, contadores y financistas recopilan y organizan los documentos de forma absolutamente segura. Los s deben elegir un software confiable para pequeñas, medianas y grandes empresas.
Las características importantes incluyen la recopilación y el intercambio seguros de información. Existe un software separado que utilizan las empresas de la industria farmacéutica. Otro es para la industria legal, y un tercero es si se requieren transacciones en el extranjero. Otro criterio de selección es una presencia a largo plazo en el mercado.