A medida que esta recesión económica sigue causando estragos en las empresas de todo el mundo, se pide a un número cada vez mayor de profesionales que hagan más con menos. Esto significa que las empresas buscan en sus empleados mayores contribuciones tanto en calidad como en cantidad. Afortunadamente, la tecnología está facilitando más que nunca que los trabajadores hagan más en menos tiempo. Estas son algunas soluciones tecnológicas que se pueden utilizar para crear un entorno de trabajo más efectivo y productivo.
1.) BYOD: traiga su propio dispositivo
Según el Informe de tecnología del mundo conectado de Cisco de 2010, el 85 % de los empleadores actualmente permite que sus empleados usen teléfonos inteligentes, tabletas, computadoras portátiles u otros dispositivos personales para fines personales y comerciales mientras están en el trabajo. Cuando se usa correctamente, esta práctica puede ayudar a aumentar la productividad al brindar a los empleados más flexibilidad para trabajar desde prácticamente cualquier lugar en cualquier momento. Además, la proliferación de servicios en la nube hace que esta estrategia sea una de las formas más rentables de aumentar la producción general. Como resultado, cada vez más empresas están convirtiendo BYOD en una realidad.
2.) Herramientas de comunicación
Se puede crear un entorno de trabajo más eficaz y productivo cuando las herramientas de comunicación se utilizan correctamente. Por ejemplo, si todos en una oficina usaran programas de mensajería instantánea como Skype y el chat de Google, podrían comunicarse rápida y fácilmente entre sí.
Los empleados podrían dejar notificaciones cuando se tomen un descanso para que nadie ocupe su lugar y puedan trabajar mientras la persona no está. La comunicación escrita también es importante. El uso de herramientas para comunicarse en forma escrita le permite al escritor tomarse su tiempo y escribir sus pensamientos en detalle, asegurándose de que sea preciso y bien pensado.
El receptor también tiene la ventaja de recibir esta información en un momento posterior, lo que le permite digerir lo que está a punto de leer sin sentir que debe estar bajo presión durante una conversación. Además, las herramientas de comunicación como las encuestas de compromiso de los empleados se pueden utilizar para escucha a tus empleados y para proporcionar retroalimentación y sugerencias inmediatas sobre cómo va un proyecto. Es por eso que muchos dueños de negocios están usando esta y otras herramientas de comunicación similares.
3.) CRM – Gestión de la relación con el cliente
A gestión de relaciones con los clientes (CRM) permite a los s rastrear y istrar mejor la actividad del cliente a través de múltiples canales como teléfono, correo electrónico y redes sociales. Estos sistemas están diseñados para ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de todo, desde los esfuerzos iniciales de divulgación hasta la transacción final, con el fin de brindar un mejor servicio a los clientes y, al mismo tiempo, aumentar las tasas de respuesta a lo largo del camino. Utilizado por casi la mitad de todas las empresas estadounidenses, Software de gestión de clientes También puede ayudar a los empleados a trabajar de manera más eficiente al optimizar la comunicación y al mismo tiempo fomentar la colaboración entre compañeros de trabajo.
4.) Compartir archivos
En nuestro entorno moderno, los empleados tienden a tener muchas herramientas tecnológicas diferentes a su disposición. Además de una computadora de escritorio o portátil, pueden tener una tableta o un teléfono con el que escuchar música y ver películas mientras viajan en el metro o durante la hora del almuerzo. A medida que más empresas se mueven hacia permitir el uso compartido de archivos en el lugar de trabajo, se vuelve cada vez más conveniente para los empleados escuchar su música favorita o ver sus películas favoritas.
El uso compartido de archivos, tal como suena, es el intercambio de archivos, más comúnmente de audio y video, a través de una red. El archivo se puede guardar en la computadora de otro (o viceversa), pero aún existe como un solo archivo. No se puede reproducir directamente desde las computadoras como se puede hacer con un archivo MP3. En cambio, se accede al archivo (o se transmite) a través de la red a través de un servidor de transmisión.
Esta tecnología proporciona un método efectivo para adjuntar archivos grandes como videos o grabaciones a mensajes de correo electrónico, ya que muchos proveedores de correo electrónico ahora ofrecen clientes de correo web que tienen reproductores de medios integrados. Las empresas están comprobando que esta práctica aumenta los niveles de productividad.
5.) Reuniones virtuales
Reuniones virtuales se están volviendo muy populares a medida que crecen las empresas y la fuerza laboral. Las reuniones virtuales (como las de Skype o Google Hangout) no solo permiten llamadas de conferencia más sencillas, sino que también permiten que los participantes se vean durante la reunión. Esto ayuda a fomentar un mejor ambiente de trabajo con el uso de la comunicación no verbal, como las expresiones faciales y los movimientos corporales. También asegura que todos presten atención y escuchen los detalles de la conversación, ya que permite ayudas visuales como presentaciones de reuniones creativas y hojas de cálculo que se mostrarán en una pantalla separada, que todos los participantes pueden ver.
Las empresas ahora utilizan las reuniones virtuales como una opción viable en lugar de las reuniones presenciales o las conferencias telefónicas; esto permite reuniones mejores y más productivas con un tiempo de inactividad mínimo.
Las reuniones virtuales se pueden utilizar en una multitud de industrias, como la industria de la tecnología para realizar conferencias telefónicas o reuniones que anteriormente solo estaban disponibles en persona debido a restricciones de tiempo y múltiples participantes. También es popular en la industria de servicios, donde las empresas y los empleados no están ubicados cerca uno del otro, lo que les permite tener una reunión con la misma eficacia que si todos estuvieran en la misma sala.
6.) Arreglos de trabajo flexibles
Los empleados están encontrando más flexibilidad en su forma de trabajar, eligiendo cuándo trabajar y por cuánto tiempo. Como resultado, los empleados tienden a ser más productivos que en los entornos de oficina tradicionales.
Estos arreglos flexibles pueden incluir el teletrabajo al menos un día por semana; trabajar desde casa en ciertos días; tomar tiempo libre durante la jornada laboral para ser voluntario en la escuela de un niño; salir temprano un viernes para asistir a un juego de la liga infantil y tomar descansos más largos para almorzar.
Como se indica en un artículo de Wharton School: “Si necesita un curso de actualización sobre cómo trabajar de manera inteligente durante el día, los horarios flexibles pueden ser su boleto. Los empleados que creen que tienen cierta discreción sobre sus horas de trabajo son más productivos que aquellos que no tienen esta flexibilidad, según un estudio reciente en el Journal of Applied Psychology. Aquellos que aprovechan las prácticas de programación flexible tienden a estar más felices con sus trabajos”.
Estas prácticas adoptadas por las empresas están aumentando la productividad porque los empleados no pierden el enfoque cuando piensan en sus otras responsabilidades. En cambio, este sistema los alienta a concentrarse más en las tareas que tienen entre manos.
7.) Herramientas colaborativas
Las herramientas colaborativas tienen que ver con trabajar juntos. La colaboración es un concepto simple, pero puede ser complicado de implementar bien. Los empleados de hoy quieren soluciones de colaboración efectivas que funcionen en cualquier lugar y en cualquier momento, para que puedan hacer mejor su trabajo. Con la ayuda de herramientas de colaboración, las empresas pueden reducir costos al mejorar la comunicación interna y facilitar la coordinación y la supervisión, lo que a su vez genera un entorno de trabajo más efectivo y productivo.
Existen varias herramientas que se encuentran bajo el paraguas colaborativo. Los más comunes incluyen:
-Sistemas de gestión de flujo de trabajo: Estas soluciones ayudan a automatizar y istrar los procesos operativos en todos los departamentos o unidades comerciales, de modo que los empleados puedan dedicar menos tiempo a tareas relativamente menores y más tiempo al trabajo más importante para la empresa.
-Redes Sociales Empresariales: Las empresas ahora utilizan las redes sociales empresariales como una plataforma única para compartir y colaborar con colegas y clientes, socios comerciales externos e incluso proveedores. Estas herramientas permiten a los empleados comunicarse como nunca antes. También ayudan a las empresas a mantener todo su contenido en un solo lugar, lo que facilita encontrarlo y compartirlo.
-Herramientas de conferencias web: Estas herramientas ayudan a los empleados a reunirse para reuniones, presentaciones o sesiones de capacitación, para que puedan hablar cara a cara, sin importar en qué parte del mundo se encuentren. La mayoría de las herramientas de conferencias web permiten a los participantes compartir pantallas y colaborar en documentos en tiempo real.
-Herramientas de colaboración de datos: Los ejemplos incluyen hojas de cálculo de Google y Dropbox. Estas soluciones mantienen actualizados a todos los que están trabajando en un proyecto o archivo, sin importar en qué parte del mundo se encuentren.
Como se describió anteriormente, las empresas están utilizando estas herramientas tecnológicas para aumentar la productividad. A medida que cambia la forma en que trabajamos, más empresas están adoptando estas soluciones para satisfacer las necesidades de sus empleados.