En la fuerza laboral cada vez más competitiva de hoy, es importante que los equipos sean lo más productivos posible. La productividad es el resultado de muchas cosas, como las responsabilidades, el ambiente de trabajo, desarrollo de liderazgoy relaciones con los empleados. Una forma de aumentar la productividad es mediante el uso de la tecnología.
Hay muchas formas asombrosas en que se utiliza la tecnología en la fuerza laboral para aumentar la productividad de los empleados y mejorar la producción de la empresa. La tecnología puede ayudar a minimizar las ineficiencias y permitir una mejor coordinación entre los del equipo. Este artículo explorará cómo mejorar la eficiencia de sus equipos con las herramientas adecuadas puede conducir a un mayor éxito.
Automatiza y sistematiza flujos de trabajo y procesos
La tecnología puede ayudar a los equipos a ahorrar tiempo, mejorar la calidad del trabajo y aumentar la productividad al automatizar ciertos procesos. La creación de un proceso automatizado ayuda a los empleados a tener un flujo de trabajo más eficiente porque es consistente cada vez que se realiza la tarea. Por ejemplo, digamos que un empleado tiene que crear hojas de cálculo de forma constante para cada cliente al que atiende. Esto llevaría mucho tiempo y sería manual. La creación de un proceso automatizado para crear estas hojas de cálculo ayudará a mejorar la productividad porque se realiza la misma tarea cada vez, con menos esfuerzo por parte del empleado.
Otra forma en que la tecnología puede automatizar los flujos de trabajo y los procesos es mediante la sistematización de ciertos aspectos de un proceso empresarial. Por ejemplo, existen programas de software que permiten a los empleados realizar pedidos de material de oficina. Esto ayuda a los empleados a concentrarse en otras áreas de su trabajo, en lugar de dedicar tiempo a pedir suministros de oficina.
Facilita la comunicación
Tener las herramientas tecnológicas adecuadas en el trabajo puede hacer que la comunicación con los del equipo sea mucho más fácil y eficiente. Existen muchas herramientas tecnológicas diferentes que permiten a los empleados comunicarse mejor entre sí. Un ejemplo son los programas de software de mensajería instantánea.
Dado que la mensajería instantánea es tan fácil de usar, los del equipo pueden comunicarse entre sí con más frecuencia y en tiempo real. También hay muchos programas de software colaborativos que permiten a los empleados trabajar juntos en proyectos al mismo tiempo. Esto permite que los empleados que pueden estar ubicados en diferentes partes del mundo sigan teniendo un sentido de camaradería porque están trabajando juntos en el mismo proyecto. Estas herramientas tecnológicas permiten que los empleados se comuniquen más, lo que lleva a tener un mejor sentido de la cultura de la empresa y un mayor trabajo en equipo.
Permite una planificación más estratégica y una gestión del tiempo
Cuando un equipo tiene las herramientas tecnológicas adecuadas, puede planificar y organizar su trabajo de manera más estratégica. Una forma de hacerlo es configurando un sistema de gestión de flujo de trabajo para crear un equipo productivo y eficiente. Este sistema específico permitirá a los empleados tener una mejor idea de cuánto tardan las tareas y cuándo deben completarse. Los empleados pueden consultar su sistema de gestión del flujo de trabajo en cualquier momento que lo deseen y saber exactamente lo que se debe hacer. El trabajo no se divide en una gran pila de tareas, los empleados tienen un sentido claro de dirección y no se sienten tan abrumados.
Otra herramienta tecnológica eficaz que ayuda a los equipos a planificar iniciativas estratégicas es el software de gestión de proyectos. Esto permite que los empleados colaboren en proyectos, se comuniquen eficazmente entre sí y completen tareas de manera eficiente. Estos programas de software ayudan a rastrear múltiples proyectos y cómo cada miembro del equipo está contribuyendo a toda la iniciativa.
Ayudas para el mantenimiento de registros y la organización de datos
La tecnología también puede aumentar la productividad del equipo al ayudar a los empleados a tener mejores habilidades organizativas. Una herramienta tecnológica práctica que ayuda a los equipos a organizar su mantenimiento de registros es un sistema de gestión de documentos. Toda la información relacionada con clientes, proyectos y otras tareas se almacena en este sistema. Los empleados pueden acceder al sistema de gestión de documentos desde una computadora o un dispositivo móvil, en cualquier lugar y en cualquier momento. Esto permite a los empleados tener toda la información de sus clientes organizada en un solo lugar para que tengan fácil a ella cuando la necesiten.
Lo mismo ocurre con la organización de datos. Existen muchos programas de software que ayudan a los empleados a organizar sus datos. Esto significa que en lugar de tener muchas hojas de cálculo por todas partes con información diferente, los empleados tienen una hoja de cálculo a la que pueden acceder desde cualquier lugar. Este sistema permitirá a los empleados organizar todo su trabajo, haciéndolo más eficiente y más fácil de encontrar.
Otra forma en que la tecnología puede ayudar a los equipos a mantener una mejor organización es a través de herramientas de seguimiento de datos. Estos programas de software específicos permiten a los empleados realizar un seguimiento de los momentos más productivos del día para completar determinadas tareas, lo que les ayuda a tener una mejor idea de su nivel de productividad a lo largo de la semana.
Simplifica el establecimiento y el cumplimiento de objetivos
Con toda esta tecnología, puede parecer imposible que todos estén en la misma página. Afortunadamente, existen herramientas tecnológicas que facilitan el establecimiento de metas para los equipos. En primer lugar, existen programas de software de gestión de proyectos que permiten a los empleados establecer sus propias metas personales de productividad. Esto significa que, en lugar de tener una persona específica que complete las tareas de todo un equipo, cada miembro individual del equipo tiene su propia lista de tareas. Con este sistema, todos pueden ser responsables de completar sus propias tareas para que sepan exactamente qué se debe hacer y cuánto tiempo les llevará.
Otra forma en que la tecnología puede establecer los objetivos del equipo es a través de sistemas de gestión del trabajo automatizados. Estos programas de software específicos permiten a los empleados istrar su tiempo de manera más efectiva al ver qué horas del día son más productivas. Esto es beneficioso porque los empleados pueden comenzar a programar reuniones clave o llamadas importantes durante sus horas más productivas para garantizar que las cosas se hagan de manera oportuna.
Facilita la educación y la formación continua
Por último, la tecnología puede aumentar la productividad del equipo al facilitar la educación y la formación continuas. Un ejemplo práctico son las herramientas de conferencias web. Este software específico permite a los empleados asistir a cualquier reunión en línea que necesiten sin tener que estar físicamente presentes, lo que lo hace especialmente útil para los trabajadores remotos o aquellos que viajan con bastante frecuencia.
Además de conferencia web, otra herramienta tecnológica que ayuda a la educación continua son los módulos de capacitación en línea. Este programa de software específico permite a los empleados acceder cómodamente a cualquier tipo de formación que necesiten desde la comodidad de su propia computadora. Eso aseguraría que todos estén actualizados con toda la información relacionada con su campo.
La tecnología se puede utilizar de muchas formas para aumentar la productividad del equipo. Asegúrese de que su empresa esté utilizando las herramientas adecuadas para usted y no solo porque sean populares o nuevas.