El formato de documento portátil (PDF) es una convención popular para guardar archivos porque es 'no editable', lo que garantiza que los archivos conserven su formato en múltiples dispositivos y software de visualización. Sin embargo, varias situaciones requieren convertir documentos de este formato inmutable a uno editable.
Una conversión popular es de PDF a Excel, que es esencial, especialmente para archivos PDF que contienen datos tabulados. Microsoft Excel es la herramienta de análisis y almacenamiento de datos de facto, que se jacta de 750 millones de s Su alternativa más reciente, Google Sheets, una parte de G Suite de Google, también es popular, con una base de s de casi Más de 2 mil millones. Con eso en mente, a continuación hay consejos prácticos que querrá guardar bajo la manga la próxima vez que convierta PDF a Excel.
Obtenga un convertidor robusto.
El primer paso para convertir PDF a Excel está obteniendo un editor robusto. Volver a escribir datos de un documento PDF en una hoja de cálculo solo puede ser factible si el archivo es pequeño. Algo más de una página será demasiado extenuante y consumirá mucho tiempo.
Otra opción manual es copiar y pegar los datos del archivo PDF en la hoja de Excel. También es arduo, además corre el riesgo de distorsionar las entradas y desorganizar los datos, lo que dificulta su interpretación y análisis.
Convertidores de PDF
La opción más garantizada es utilizar un conversor de PDF. Puede descargar un convertidor e instalarlo en su PC. Solo tenga cuidado de obtener el convertidor de un desarrollador confiable para eliminar el riesgo de infectar su computadora con virus. A know si una descarga tiene virus:
- Tenga cuidado con los falsos positivos de los escáneres de virus, en los que etiquetan un archivo como un virus, incluso cuando no es una amenaza.
- Cargue el archivo contencioso a los servicios de detección de virus en línea para confirmar su integridad
- Lea las reseñas disponibles para ver lo que otros s dicen sobre esta descarga.
- Esté atento a los síntomas típicos de virus, como bloqueos de pantalla azul, retrasos inexplicables o procesos y aplicaciones desconocidos.
La opción en línea
Otra alternativa es un conversor en línea de PDF a Excel, que elimina la necesidad de descargas. Además, se puede acceder rápidamente a los convertidores en línea, lo que reduce el tiempo de conversión de PDF a Excel a solo unos minutos. Además, muchos proveedores ofrecen estos convertidores de forma gratuita, especialmente si está convirtiendo solo unas pocas páginas o un archivo de tamaño pequeño. Es posible que desee comparar el tamaño de su archivo con los límites y ver si puede usar las versiones gratuitas.
Si sus necesidades de conversión son grandes, digamos que desea convertir cientos de páginas con regularidad, es posible que desee comprar una licencia de por vida o suscribirse por uno o dos meses para obtener ilimitado. 74% de los desarrolladores de software usan modelos de suscripción, mientras que el 65% usa licencias perpetuas.
Por lo tanto, las dos opciones deberían estar accesibles para su convertidor de PDF a Excel preferido. Busque un oferta asequible para mantener sus gastos en software bajo control.
- Utilice la opción de conversión automática.
Si su documento PDF comprende solo tablas de datos, su mejor opción es la conversión automática. Si bien los procedimientos exactos varían de un software a otro, los pasos básicos implican cargar el archivo PDF desde su computadora o arrastrarlo a una bandeja designada en el sitio y elegir la opción de conversión. Todo su documento se transformará en una hoja de cálculo, después de lo cual puede guardar el archivo de Excel en su ubicación preferida. También es una excelente opción si los diseños de las tablas no son complicados, tal vez una combinación simple de columnas y filas.
- Utilice funciones personalizadas de PDF a Excel.
Algunos archivos PDF no son sencillos. Algunos pueden comprender gráficos, textos escritos y tablas sobre tablas de datos. No vale la pena arreglar todos estos elementos en una hoja de cálculo, ya que el aspecto final no será atractivo. Además, es lógico tener largas secciones de texto escrito e imágenes en un archivo de Excel, dado que el software no está diseñado para procesar dichos datos. Hay mejores herramientas para textos e imágenes, como los procesadores de texto. Excel es más adecuado para tablas. Por lo tanto, es posible que desee extraer solo las secciones que contienen tablas y convertirlas a Excel en lugar de convertir todo el archivo.
Una opción es integrar la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en los editores de PDF. La tecnología se remonta a 1974 cuando Ray Kurzweil inventó un dispositivo de aprendizaje automático para leer texto impreso en voz alta para ciegos. Es una excelente opción para documentos escaneados, PDF de solo imagen, páginas escritas a mano o imágenes de cámara. Básicamente, utiliza el cursor para dibujar un rectángulo sobre el área con la mesa. OCR extrae los datos y los organiza en filas y tablas similares a la tabla original.
Otro enfoque es dividir el archivo PDF en páginas individuales y luego seleccionar manualmente las que deben convertirse. Funciona para documentos PDF con datos tabulados en páginas específicas.
- Usar plantillas de conversión
Las plantillas de conversión son una forma rápida de transformar archivos PDF a formato Excel. Suponga que recibe docenas de recibos o facturas diariamente y los convierte en hojas de cálculo para un análisis computacional adicional. En ese caso, sería ajetreado especificar los detalles más finos de la salida deseada con cada conversión. Por lo general, debe determinar dónde se deben insertar los bordes, qué celdas fusionar y cosas por el estilo.
Tu estrategia ganadora, en este caso, es guardar tus preferencias como plantilla. La próxima vez que trabaje en un archivo PDF similar, solo tiene que elegir la plantilla correspondiente y su tabla se ajustará a la configuración guardada.
- Vista previa
La mayoría de los convertidores de PDF a Excel vienen con la función de vista previa. Le ayuda a ver el resultado final antes de comenzar la conversión. Si algo parece estar mal, tal vez un límite insertado donde no debería estar, puede corregirlo de inmediato. Además, puede editar las entradas si no se capturaron adecuadamente. Los OCR suelen ser completos, pero pueden pasar por alto algunos detalles si el archivo PDF no es perfectamente legible.
Conclusión
Convertir archivos PDF a Excel es bastante sencillo si tiene una herramienta adecuada. De la discusión, es evidente que un mero convertidor de PDF a Excel no será suficiente. Necesita un editor con una amplia gama de funciones para atender las diversas particularidades de los archivos PDF y los diseños de tablas. Por lo tanto, está mejor con un editor de PDF rico en funciones. Comience su proceso de selección ahora y lleve su destreza en la gestión de documentos al siguiente nivel.