Benutzer wie vdr, die virtuelle Speicherung von Informationen im Internet, dienen dem sicheren Austausch von Dokumenten, beispielsweise bei Finanztransaktionen. Diese Technologie wird von Buchhaltern, Anwälten und anderen Fachleuten verwendet, die Tools zur Dateiüberwachung verwenden. Ziel ist es, einen effizienten und reibungslosen Geschäftsablauf ohne die Aufbewahrung von Papierdokumenten sicherzustellen. Die Möglichkeit, geschäftskritische Informationen zu verfolgen, bleibt erhalten.
Was kann in einem Vdr verwendet werden?
Ein Datenraum wird am häufigsten für Transaktionen zwischen zwei Parteien genutzt, einer innerhalb des Unternehmens und einer außerhalb des Unternehmens. Solche Tresore enthalten sensible Informationen, deren Weitergabe für Unternehmensvertreter heikel wird. Dazu gehören Finanzunterlagen, die für steuerliche oder rechtliche Zwecke benötigt werden. Betriebsgeheimnisse oder Urheberrechte müssen gewahrt bleiben.
Sichern Sie bei Finanztransaktionen virtuelle Datenräume, da sich Besprechungen in realen Räumlichkeiten als unproduktiv erwiesen haben. Solche Standorte wurden durch entsprechende Software ersetzt, die von überall auf der Welt überwacht werden kann. Es eignet sich für verschiedene Arten von Transaktionen, darunter:
- Due Diligence bei Unternehmenszusammenschlüssen;
- Verfolgung kritischer Informationen;
- Durchführung eines Börsengangs zur Bewertung der Transparenz;
- Geldbeschaffung bei Investoren;
- Kommunikation während strategischer Partnerschaften;
- Verwaltung geistigen Eigentums.
Wir können die Berufsgruppen auflisten, deren Vertreter den virtuellen Datenraum am häufigsten nutzen. Ganz oben auf der Liste stehen Investmentbanker, die im Kundenauftrag den Vertrieb steuern (Ziel ist Marketing). Zusammenfassende Informationen über das Unternehmen werden problemlos dargestellt und alle Stakeholder werden einbezogen. Ein Audit-Trail wird verwendet, um Benutzeranmeldungen zu verfolgen.
Die zweitinteressierten Unternehmen sind Anwaltskanzleien mit Anwälten. Während strafrechtlicher und zivilrechtlicher Verfahren können sie mit Mandanten kommunizieren, da das Risiko der Weitergabe vertraulicher Informationen minimiert wird. Bei Immobilientransaktionen wird die Rechtsklarheit geprüft und auch Steuerinformationen können sicher eingeholt werden.
Bei der Erstellung der Steuererklärungen ihrer Mandanten für die Vorlage bei den Finanzbehörden und Banken bei der Kreditvergabe können Wirtschaftsprüfungsgesellschaften auf eine Virtual-Deal-Room-Software nicht verzichten. Stiftungen und Venture-Capital-Firmen zur Schaffung sicherer Kommunikationskanäle mit Dritten. Kleinunternehmer – um den Zugriff auf die Dokumentation zu verfolgen (zeitlich begrenzt, falls erforderlich). Pharma- und Technologieunternehmen – für die sichere Nutzung von Dokumenten.
Der maximale Schutz des geistigen Eigentums wird durch Folgendes gewährleistet:
- Wirtschaftsprüfer;
- Buchhalter;
- Anwälte.
Vertreter von Bergbau- und Energieunternehmen – für eine vereinfachte Dokumentenerfassung. Letztere werden über Ausschreibungstage und Umweltaudits gemanagt.
Vorteile der Verwendung von Vdr
Ein gut gestalteter Deal Desk bietet Unternehmensvertretern die Möglichkeit, mehrere Vorteile zu nutzen. Das Wichtigste ist die Sicherheit, da vertrauliche Informationen nicht nach außen dringen können. Sie ist auch bei Transaktionen mit mehreren Parteien gewährleistet. Durch die Implementierung der Software können fünf Vorteile bewertet werden.
- Bereitstellung unterschiedlicher Sicherheitsstufen für Benutzer.
- Jede Datei kontrollieren (wissen, wer sie angesehen hat).
- Durchsetzung von Einschränkungen beim Anzeigen, Ändern und Drucken.
- Verfolgung von Kundenanmeldungen.
- Anbringen von Wasserzeichen auf angezeigten Dokumenten.
Bei der Einrichtung von Verkaufsräumen muss ein geeigneter Softwareanbieter ausgewählt werden. Neben der Sicherheit sollten Sie auch die Zugriffskontrolle von Dokumenten analysieren. Neben der Sicherheit wird auch die Zugriffskontrolle von Dokumenten analysiert. Wünschenswert ist eine Vollzeitbeschäftigung der mitarbeiter.
Bei der Sicherheitsbewertung werden drei Bereiche untersucht: Daten, Funktionen und physische Sicherheit. Erstens gibt es einen Standardschutz vor Viren und unbefugtem Zugriff durch Betrüger. Zweitens wird verhindert, dass Daten durch menschliches Versagen verloren gehen. Die Arbeitspunkte müssen daher optimiert werden. Zu den flexiblen Funktionen gehören:
- wortkomplexität;
- Ablaufdatum;
- Inaktivitätszeit;
- beschränkter Zugang.
Im dritten Fall besteht Sicherheit bei der Bearbeitung von Papierdokumenten im Sektorzentrum. Zu den Maßnahmen gehören biometrischer Zugang, Brandschutz, Datenredundanz und Backup. Wichtige Punkte sind die Geschäftskontinuität. Die Zugriffskontrolle ist eine weitere wichtige Nuance, die Einstellungen nutzt. Beispielsweise kann jeder Benutzer eine Datei anzeigen.
Sollten Sie das Drucken nach dem Herunterladen zulassen? Dies entscheiden Sie durch den direkten Eigentümer des Dokuments.
Welche Schlussfolgerungen lassen sich zum virtuellen Datenraum ziehen?
Aktuelle virtuelle Deal-Room-Lösungen werden von Unternehmen seit mehr als einem Jahrzehnt genutzt. Sie werden weltweit für Transaktionen in verschiedenen Bereichen eingesetzt, die Fusionen und Übernahmen beinhalten. Dokumente werden von Bankmitarbeitern, Anwälten, Buchhaltern und Finanziers absolut sicher gesammelt und organisiert. Benutzer sollten zuverlässige Software für kleine, mittlere und große Unternehmen wählen.
Wichtige Merkmale sind die sichere Sammlung und der sichere Austausch von Informationen. Es gibt eine eigene Software, die von Unternehmen der Pharmaindustrie genutzt wird. Ein anderer ist für die Rechtsbranche und ein dritter für den Fall, dass Auslandstransaktionen erforderlich sind. Ein weiteres Auswahlkriterium ist eine langfristige Präsenz am Markt.