Da dieser wirtschaftliche Abschwung weiterhin verheerende Auswirkungen auf Unternehmen auf der ganzen Welt hat, werden immer mehr Fachleute aufgefordert, mit weniger mehr zu erreichen. Dies bedeutet, dass Unternehmen von ihren Mitarbeitern sowohl qualitativ als auch quantitativ einen höheren Beitrag erwarten. Glücklicherweise macht es die Technologie für Mitarbeiter einfacher denn je, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen. Hier sind einige technische Lösungen, die verwendet werden können, um eine effektivere und produktivere Arbeitsumgebung zu schaffen.
1.) BYOD – Bringen Sie Ihr eigenes Gerät mit
Laut dem Cisco Connected World Technology Report von 2010 gestatten derzeit 85 % der Arbeitgeber ihren Mitarbeitern, private Smartphones, Tablets, Laptops oder andere Geräte sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke während der Arbeit zu verwenden. Bei richtiger Anwendung kann diese Vorgehensweise dazu beitragen, die Produktivität zu steigern, indem sie den Mitarbeitern mehr Flexibilität gibt, um von praktisch überall und zu jeder Zeit zu arbeiten. Darüber hinaus macht die Verbreitung von Cloud-Diensten diese Strategie zu einer der kostengünstigsten Möglichkeiten, die Gesamtleistung zu steigern. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen BYOD in die Realität um.
2.) Kommunikationstools
Eine effektivere und produktivere Arbeitsumgebung kann geschaffen werden, wenn Kommunikationstools richtig verwendet werden. Würden beispielsweise alle in einem Büro Instant Messaging-Programme wie Skype und Google Chat nutzen, könnten sie schnell und einfach miteinander kommunizieren.
Mitarbeiter könnten Benachrichtigungen hinterlassen, wenn sie in die Pause gehen, damit niemand ihren Platz einnimmt und sie arbeiten können, während die Person weg ist. Auch die schriftliche Kommunikation ist wichtig. Die Verwendung von Werkzeugen zur schriftlichen Kommunikation ermöglicht es dem Autor, sich Zeit zu nehmen und seine Gedanken detailliert aufzuschreiben, um sicherzustellen, dass sie genau und gut durchdacht sind.
Der Empfänger hat auch den Vorteil, diese Informationen zu einem späteren Zeitpunkt zu erhalten, sodass er das Gelesene verdauen kann, ohne das Gefühl zu haben, während eines Gesprächs unter Druck zu stehen. Darüber hinaus können Kommunikationstools wie Umfragen zum Mitarbeiterengagement verwendet werden, um hör auf deine Mitarbeiter und sofortiges und Vorschläge zum Ablauf eines Projekts zu geben. Aus diesem Grund verwenden viele Geschäftsinhaber dieses und andere ähnliche Kommunikationstools.
3.) CRM – Kundenbeziehungsmanagement
A Kundenbeziehungsmanagement (CRM)-System ermöglicht es Benutzern, Kundenaktivitäten über mehrere Kanäle wie Telefon, E-Mail und soziale Medien besser zu verfolgen und zu verwalten. Diese Systeme sollen Unternehmen dabei helfen, alles von der ersten Kontaktaufnahme bis zur endgültigen Transaktion zu verfolgen, um Kunden besser zu bedienen und gleichzeitig die Antwortraten zu steigern. Wird von fast der Hälfte aller US-Unternehmen verwendet. Kundenverwaltungssoftware kann Mitarbeitern auch dabei helfen, effizienter zu arbeiten, indem die Kommunikation optimiert und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen Kollegen gefördert wird.
4.) Dateifreigabe
In unserer modernen Umgebung stehen den Mitarbeitern in der Regel viele verschiedene technologische Werkzeuge zur Verfügung. Neben einem Desktop- oder Laptop-Computer verfügen sie möglicherweise über ein Tablet oder Telefon, mit dem sie beim Pendeln in der U-Bahn oder in der Mittagspause Musik hören und Filme schauen können. Da immer mehr Unternehmen dazu übergegangen sind, die gemeinsame Nutzung von Dateien am Arbeitsplatz zu ermöglichen, wird es für Mitarbeiter immer bequemer, ihre Lieblingsmusik zu hören oder ihre Lieblingsfilme anzusehen.
File Sharing ist, wie es sich anhört, das Teilen von Dateien – am häufigsten Audio und Video – über ein Netzwerk. Die Datei kann auf dem Computer eines anderen Benutzers gespeichert werden (oder umgekehrt), aber sie existiert immer noch als nur eine Datei. Es kann nicht wie eine MP3-Datei direkt von den Computern abgespielt werden. Stattdessen wird auf die Datei über einen Streaming-Server über das Netzwerk zugegriffen (oder gestreamt).
Diese Technologie bietet eine effektive Methode zum Anhängen großer Dateien wie Videos oder Aufzeichnungen an E-Mail-Nachrichten, da viele E-Mail-Anbieter jetzt Webmail-Clients mit integrierten Mediaplayern anbieten. Unternehmen stellen fest, dass diese Praxis das Produktivitätsniveau erhöht.
5.) Virtuelle Meetings
Virtuelle Meetings erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, da Unternehmen und Arbeitskräfte wachsen. Virtuelle Meetings (z. B. über Skype oder Google Hangout) ermöglichen nicht nur einfachere Telefonkonferenzen, sondern ermöglichen es den Teilnehmern auch, sich während des Meetings tatsächlich zu sehen. Durch den Einsatz nonverbaler Kommunikation wie Mimik und Körperbewegungen trägt dies zu einer besseren Arbeitsumgebung bei. Es stellt außerdem sicher, dass jeder aufmerksam ist und den Details des Gesprächs zuhört, da visuelle Hilfsmittel wie z kreative Tagungspräsentationen und Tabellenkalkulationen werden auf einem separaten Bildschirm angezeigt, der für alle Teilnehmer sichtbar ist.
Unternehmen nutzen virtuelle Meetings jetzt als praktikable Option anstelle von persönlichen Meetings oder Telefonkonferenzen; Dies ermöglicht bessere und produktivere Besprechungen mit minimalen Ausfallzeiten.
Virtuelle Meetings können in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt werden, beispielsweise in der Technologiebranche, um Telefonkonferenzen oder Meetings abzuhalten, die bisher aus Zeitgründen und mehreren Teilnehmern nur persönlich möglich waren. Es ist auch in der Dienstleistungsbranche beliebt, wo Unternehmen und Mitarbeiter nicht nahe beieinander liegen, sodass sie ein Meeting genauso effektiv abhalten können, als ob alle im selben Raum wären.
6.) Flexible Arbeitsregelungen
Mitarbeiter finden mehr Flexibilität bei der Art und Weise, wie sie arbeiten, wählen, wann und wie lange sie arbeiten. Infolgedessen sind Mitarbeiter tendenziell produktiver als in traditionellen Büroumgebungen.
Diese flexiblen Vereinbarungen können Telearbeit an mindestens einem Tag pro Woche umfassen; an bestimmten Tagen von zu Hause aus arbeiten; Freistellung während des Arbeitstages, um sich ehrenamtlich an einer Kinderschule zu engagieren; Freitag früh aufbrechen, um an einem Spiel der Little League teilzunehmen, und längere Mittagspausen machen.
In einem Artikel der Wharton School heißt es: „Wenn Sie einen Auffrischungskurs zum intelligenten Arbeiten am Tag benötigen, können flexible Arbeitszeiten Ihr Ticket sein. Laut einer aktuellen Studie im Journal of Applied Psychology sind Mitarbeiter, die glauben, dass sie über ihre Arbeitszeit einen gewissen Ermessensspielraum haben, produktiver als diejenigen, die diese Flexibilität nicht haben. Diejenigen, die flexible Planungspraktiken nutzen, sind in der Regel mit ihrem Job zufriedener.“
Diese von Unternehmen übernommenen Praktiken steigern die Produktivität, da die Mitarbeiter nicht den Fokus verlieren, wenn sie über ihre anderen Aufgaben nachdenken. Stattdessen ermutigt dieses System sie, sich stärker auf die anstehenden Aufgaben zu konzentrieren.
7.) Kollaborative Tools
Bei kollaborativen Tools dreht sich alles um die Zusammenarbeit. Zusammenarbeit ist ein einfaches Konzept, aber es kann schwierig sein, es gut umzusetzen. Die Mitarbeiter von heute wünschen sich effektive Lösungen für die Zusammenarbeit, die überall und jederzeit funktionieren, damit sie ihre Arbeit besser erledigen können. Mithilfe kollaborativer Tools können Unternehmen Kosten senken, indem sie die interne Kommunikation verbessern und die Koordination und Kontrolle erleichtern, was wiederum zu einer effektiveren und produktiveren Arbeitsumgebung führt.
Es gibt mehrere Tools, die unter den kollaborativen Schirm fallen. Zu den gängigsten gehören:
-Workflow-Management-Systeme: Diese Lösungen helfen dabei, betriebliche Prozesse über Abteilungen oder Geschäftsbereiche hinweg zu automatisieren und zu verwalten, sodass Mitarbeiter weniger Zeit mit relativ kleinen Aufgaben und mehr mit wichtigeren Aufgaben für das Unternehmen verbringen können.
-Soziale Netzwerke von Unternehmen: Unternehmen nutzen heute soziale Unternehmensnetzwerke als eine einzige Plattform für den Austausch und die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden, externen Geschäftspartnern und sogar Lieferanten. Diese Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, wie nie zuvor zu kommunizieren. Sie helfen Unternehmen auch, alle ihre Inhalte an einem Ort zu speichern, was das Auffinden und Teilen erleichtert.
-Webkonferenz-Tools: Diese Tools helfen Mitarbeitern, sich für Besprechungen, Präsentationen oder Schulungen zu treffen, damit sie von Angesicht zu Angesicht sprechen können, egal wo auf der Welt sie sich befinden. Die meisten Webkonferenz-Tools ermöglichen es den Teilnehmern, Bildschirme freizugeben und in Echtzeit an Dokumenten zusammenzuarbeiten.
-Tools für die Datenkollaboration: Beispiele sind Google-Tabellen und Dropbox. Diese Lösungen halten alle, die an einem Projekt oder einer Datei arbeiten, auf dem Laufenden, egal wo auf der Welt sie sich befinden.
Wie oben beschrieben, verwenden Unternehmen diese Technologietools, um die Produktivität zu steigern. Da sich unsere Arbeitsweise ändert, übernehmen immer mehr Unternehmen diese Lösungen, um den Anforderungen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden.