Die Aufgabe einer effizienten Dokumentenmanagementstrategie besteht darin, wichtige Unternehmensdokumente, die für die Betriebsabläufe des Unternehmens von entscheidender Bedeutung sind, zu speichern, abzurufen, zu teilen, zu verfolgen und ordnungsgemäß zu entsorgen. Aber a Dokumentenmanagement-Lösung kann mehr als nur Medienbestände und Dateien speichern und verwalten. Es trägt wesentlich zur Überwachung der Regulierungsprozesse der Organisation und zur Vereinfachung der Compliance für das Unternehmen bei.
Es gibt zahlreiche neue Regeln und Vorschriften, deren Verstoß schwerwiegende Folgen für die Organisation haben kann, und die geringste davon ist ein ruinierter Ruf. Es bedarf einer geeigneten Strategie, um Unternehmen zu unterstützen und die strengen Geschäftsvorschriften einzuhalten, um solche Risiken zu vermeiden. Eine digitale Dokumentenmanagementsoftware kann Ihnen Abhilfe schaffen, da sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch Ihr Unternehmen gewährleistet. Hier sind vier Möglichkeiten, wie ein DMS Ihnen dabei hilft, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften aufrechtzuerhalten:
1. Hilft beim Erreichen von Compliance-Zielen
Von der Anfangsphase an sind Compliance- und unternehmensaufsichtsrechtliche Verpflichtungen besonders anspruchsvolle Bereiche, in die man sich vertiefen muss. Es befasst sich insbesondere mit der öffentlichen Nutzung des Internets, den verschiedenen Zugangsmöglichkeiten zum Internet und der zunehmenden Strenge der Compliance-Gesetze in der Branche.
Zahlreiche Eigenschaften von Dokumentenmanagement-Software im Hinblick auf die befolgten Richtlinien. Für die meisten Unternehmen kann es Vorteile bringen. Das DMS validiert, vereinfacht und stellt sicher, dass Compliance-Vorschriften gesetzeskonform eingehalten werden. Dies geschieht, um der Entwicklung des Unternehmens Rechnung zu tragen und unerwünschte Ergebnisse und unnötige Strafen zu vermeiden.
Deshalb implementieren viele Unternehmen eine digitale Dokumentenmanagement-Strategie, um die Vielzahl an Regeln und Vorschriften einfacher zu hinterfragen und fehlerfreie, schnelle Compliance-Prozesse sicherzustellen. Allerdings ist eine Anung durch einen DMS-Anbieter oder die Organisation, die das System implementiert, unerlässlich, um die Compliance sicherzustellen. Ansonsten reicht das einfache Hochladen der Dateien nach dem Scannen manchmal nur als Bestätigung für die Einhaltung der Richtlinien aus.
2. Verhindert Datenschutzverletzungen
Datenlecks, insbesondere durch Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens, kommen immer häufiger vor. Diese Lecks führen zu den meisten internen Datenschutzverstößen, die heutzutage auftreten. Um die maximale Nutzung der Sicherheitsvorteile des Dokumentenmanagementsystems auf interner Basis zu überprüfen, ist es daher von entscheidender Bedeutung, die Stärkung geeigneter Benutzerlizenzen innerhalb des Systems zur Bestätigung des Datenschutzes in Betracht zu ziehen. Darüber hinaus können externe Prüfer Unternehmen dafür bestrafen, dass sie einigen Mitarbeitern den Zugriff auf bestimmte Dateien und Medien mit sensiblen Inhalten gestatten.
Unternehmen müssen ein DMS verwenden, das die anfälligen Aspekte von E-Mails auf Bankniveau behandelt. Es sollte außerdem über eine SSL-Verschlüsselung verfügen, die im Allgemeinen die sicherste Methode zum Teilen von Dokumenten ist.
3. Vereinfacht und beschleunigt die Compliance.
Auch wenn sich Metadaten hauptsächlich mit dem Abruf von Inhalten und der Suchmaschinenoptimierung in digitaler Dokumentenverwaltungssoftware befassen, haben sie auch rechtliche Anwendungen. Es hilft, die Informationen über rechtliche Angelegenheiten zu trennen. Solche Informationen können von der für die Prüfungen verantwortlichen Person jederzeit wiederhergestellt werden, unabhängig von der externen oder internen Grundlage.
Das Aufteilen, Identifizieren und Metataggen von Dokumenten für die Compliance ist von entscheidender Bedeutung, da die Metatags für die Nachverfolgung geeignet sein sollten. Darüber hinaus enthält es genaue Darstellungen des Inhalts. Andernfalls könnte ein Prüfer unangemessenes Meta-Tagging als einen Versuch betrachten, der elektronischen Erkennung im Zusammenhang mit dem Prüfverfahren zu entgehen.
4. Stellt Aufbewahrungs- und Löschpläne sicher
Digitale Dokumentenmanagementlösungen werden immer wichtiger für Unternehmen, die sich Sorgen um die Speicherung ihrer Dateien machen oder Aufbewahrungspläne benötigen, deren Einhaltung viel Zeit in Anspruch nimmt. Solche Firmen bewahren Dokumente normalerweise physisch in Aufbewahrungsboxen, Schränken oder Ordnern auf, was fast immer dazu führt, dass die Dateien nach und nach entdeckt oder beschädigt werden. Für diese Unternehmen ist die Implementierung eines DMS jedoch die beste Lösung, da es die sichere Aufbewahrung der Unternehmensdateien über einen längeren Zeitraum gewährleistet. Es hilft auch bei der Aufrechterhaltung und Überprüfung der Einhaltung.
Die Strenge und die Ausweitung der Gesetzgebung in vielen Branchen erhöhen die Rate von Informationsverstößen in Unternehmen. In den vergangenen Jahren wurden keine Content-Management-Frameworks verwendet. Dokumentenmanagement-Software zeigt den Unternehmen, wie zunehmende rechtliche Anforderungen souverän und kompetent erfüllt werden können.
Fazit:
Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen erfolgreich ist, sollten Sie darüber nachdenken, die neueste Strategie für das digitale Dokumentenmanagement in Ihre betrieblichen Prozesse zu integrieren. Es unterstützt Sie beim Speichern, Abrufen und Verfolgen wichtiger Geschäftsdokumente. Es behandelt auch rechtliche Aspekte Ihres Unternehmens in Bezug auf die Regeln und Vorschriften, die bereits für jedes Unternehmen festgelegt wurden.