Das Portable Document Format (PDF) ist eine beliebte Konvention zum Speichern von Dateien, da es „nicht bearbeitbar“ ist und sicherstellt, dass Dateien ihr Format über mehrere Geräte und Anzeigesoftware hinweg beibehalten. In einigen Situationen ist es jedoch erforderlich, Dokumente von diesem unveränderlichen Format in ein bearbeitbares Format zu konvertieren.
Eine beliebte Konvertierung ist die von PDF nach Excel, was besonders für PDF-Dateien mit tabellarischen Daten unerlässlich ist. Microsoft Excel ist de facto das Datenspeicher- und Analysetool, das sich rühmt 750 Millionen Benutzer. Seine neuere Alternative, Google Sheets, ein Teil von Googles G Suite, ist ebenfalls beliebt, mit einer Nutzerbasis von fast 2 Milliarden. Vor diesem Hintergrund finden Sie im Folgenden praktische Tipps, die Sie beim nächsten Konvertieren von PDF in Excel im Ärmel haben sollten.
Holen Sie sich einen robusten Konverter.
Der erste Schritt zur Konvertierung PDF nach Excel bekommt einen robusten Editor. Das erneute Eingeben von Daten aus einem PDF-Dokument in eine Tabellenkalkulation ist möglicherweise nur möglich, wenn die Datei klein ist. Alles, was mehr als eine Seite ist, ist zu anstrengend und zeitraubend.
Eine weitere manuelle Möglichkeit ist das Kopieren und Einfügen der Daten aus der PDF-Datei in die Excel-Tabelle. Es ist ebenfalls mühsam, außerdem riskieren Sie, die Einträge zu verzerren und die Daten zu desorganisieren, was die Interpretation und Analyse erschwert.
PDF-Konverter
Die sicherste Option ist die Verwendung eines PDF-Konverters. Sie können einen Konverter herunterladen und auf Ihrem PC installieren. Achten Sie nur darauf, den Konverter von einem vertrauenswürdigen Entwickler zu beziehen, um das Risiko einer Vireninfektion Ihres Computers auszuschließen. Zu kennt Wenn ein einen Virus enthält:
- Hüten Sie sich vor Fehlalarmen von Virenscannern, bei denen sie eine Datei als Virus kennzeichnen, selbst wenn es sich nicht um eine Bedrohung handelt.
- Laden Sie die umstrittene Datei zu Online-Virenscandiensten hoch, um ihre Integrität zu bestätigen
- Lesen Sie die verfügbaren Rezensionen, um zu sehen, was andere Benutzer über diesen sagen.
- Achten Sie auf typische Virensymptome wie Bluescreen-Abstürze, unerklärliche Verzögerungen oder unbekannte Prozesse und Anwendungen.
Die Online-Option
Eine weitere Alternative ist ein Online-PDF-zu-Excel-Konverter, der das Herunterladen überflüssig macht. Außerdem sind Online-Konverter schnell zugänglich und verkürzen Ihre Konvertierungszeit von PDF in Excel auf nur wenige Minuten. Darüber hinaus bieten viele Anbieter diese Konverter kostenlos an, insbesondere wenn Sie nur wenige Seiten oder eine kleine Datei konvertieren. Vielleicht möchten Sie Ihre Dateigröße mit den Beschränkungen vergleichen und sehen, ob Sie die kostenlosen Versionen verwenden können.
Wenn Ihre Konvertierungsanforderungen hoch sind, beispielsweise wenn Sie regelmäßig Hunderte von Seiten konvertieren möchten, möchten Sie möglicherweise eine lebenslange Lizenz erwerben oder ein oder zwei Monate für unbegrenzten Zugriff abonnieren. 74 % der Softwareentwickler verwenden Abonnementmodelle, während 65 % unbefristete Lizenzen verwenden.
Daher sollten die beiden Optionen für Ihren bevorzugten PDF-zu-Excel-Konverter zugänglich sein. Shop um für ein erschwingliches Angebot um Ihre Ausgaben für Software in Schach zu halten.
- Verwenden Sie die automatische Konvertierungsoption.
Wenn Ihr PDF-Dokument nur aus Datentabellen besteht, ist die automatische Konvertierung die beste Option. Während die genauen Verfahren von einer Software zur anderen variieren, bestehen die grundlegenden Schritte darin, die PDF-Datei von Ihrem Computer hochzuladen oder sie in ein bestimmtes Fach auf der Website zu ziehen und die Konvertierungsoption auszuwählen. Ihr gesamtes Dokument wird in eine Tabelle umgewandelt, wonach Sie die Excel-Datei an Ihrem bevorzugten Ort speichern können. Es ist auch eine ausgezeichnete Option, wenn die Tabellenlayouts nicht kompliziert sind, vielleicht eine einfache Spalten-Zeilen-Kombination.
- Verwenden Sie benutzerdefinierte PDF-zu-Excel-Funktionen.
Einige PDF-Dateien sind nicht einfach. Einige können Grafiken, geschriebene Texte und Diagramme über Datentabellen enthalten. Es lohnt sich nicht, all diese Elemente in einer Tabelle zu fixieren, da das endgültige Aussehen nicht ansprechend sein wird. Darüber hinaus ist es unlogisch, lange Abschnitte mit geschriebenem Text und Bildern in einer Excel-Datei zu haben, da die Software nicht dafür ausgelegt ist, solche Daten zu verarbeiten. Es gibt bessere Tools für Texte und Bilder, wie z. B. Textverarbeitungen. Excel eignet sich am besten für Tabellen. Daher möchten Sie möglicherweise nur die Abschnitte extrahieren, die Tabellen enthalten, und sie in Excel konvertieren, anstatt die gesamte Datei zu konvertieren.
Eine Möglichkeit besteht darin, die Funktion zur optischen Zeichenerkennung (OCR) in PDF-Editoren zu integrieren. Die Technologie stammt aus 1974 als Ray Kurzweil ein maschinelles Lerngerät erfand, um gedruckten Text für Blinde vorzulesen. Es ist eine hervorragende Option für gescannte Dokumente, Nur-Bild-PDFs, handgeschriebene Seiten oder Kamerabilder. Grundsätzlich ziehen Sie mit dem Mauszeiger ein Rechteck über den Bereich mit der Tabelle. OCR extrahiert die Daten und organisiert sie in Zeilen und Tabellen, ähnlich der ursprünglichen Tabelle.
Ein anderer Ansatz besteht darin, die PDF-Datei in einzelne Seiten aufzuteilen und dann diejenigen auszuwählen, die konvertiert werden sollen. Es funktioniert für PDF-Dokumente mit tabellarischen Daten auf bestimmten Seiten.
- Verwenden Sie Konvertierungsvorlagen
Konvertierungsvorlagen sind eine schnelle Möglichkeit, PDF-Dateien in das Excel-Format umzuwandeln. Angenommen, Sie erhalten täglich Dutzende von Quittungen oder Rechnungen und wandeln sie in Tabellenkalkulationen für weitere rechnerische Analysen um. In diesem Fall wäre es hektisch, bei jeder Konvertierung die feineren Details Ihrer gewünschten Ausgabe anzugeben. In der Regel müssen Sie bestimmen, wo die Rahmen eingefügt werden sollen, welche Zellen zusammengeführt werden sollen und ähnliches.
Ihre Gewinnstrategie besteht in diesem Fall darin, Ihre Einstellungen als Vorlage zu speichern. Wenn Sie das nächste Mal an einer ähnlichen PDF-Datei arbeiten, müssen Sie nur noch die ende Vorlage auswählen, und Ihre Tabelle t sich an die gespeicherten Einstellungen an.
- Vorschau
Die meisten PDF-zu-Excel-Konverter verfügen über eine Vorschaufunktion. Es hilft Ihnen, die endgültige Ausgabe zu sehen, bevor Sie mit der Konvertierung beginnen. Wenn etwas nicht stimmt, vielleicht eine Grenzlinie, die dort eingefügt wurde, wo sie nicht sein sollte, können Sie es sofort korrigieren. Außerdem können Sie die Einträge bearbeiten, wenn sie nicht richtig erfasst wurden. OCRs sind normalerweise gründlich, können jedoch einige Details übersehen, wenn die PDF-Datei nicht perfekt lesbar ist.
Fazit
Das Konvertieren von PDF-Dateien in Excel-Dateien ist ziemlich einfach, wenn Sie über ein geeignetes Tool verfügen. Aus der Diskussion geht hervor, dass ein bloßer PDF-zu-Excel-Konverter nicht ausreicht. Um auf die vielfältigen Besonderheiten von PDF-Dateien und Tabellenlayouts eingehen zu können, benötigen Sie einen Editor mit vielen Funktionen. Daher sind Sie mit einem funktionsreichen PDF-Editor besser dran. Starten Sie jetzt Ihren Auswahlprozess und heben Sie Ihr Dokumentenmanagement auf die nächste Stufe.